Рачуноводство потраживања укључује евидентирање и плаћање обавеза. Ово је примарно функционално подручје кроз које предузеће евидентира трошкове и плаћа друге стране. Кључни рачуноводствени задаци који се плаћају су следећи:
- Верификација фактуре. Први корак у рачуноводству за дуговања је осигурати да су све долазне фактуре добављача валидне. Постоје два начина за то. Једна од могућности је да овлашћени радник одобри сваку фактуру. Друга опција је упоређивање података на свакој фактури са ауторизационим налогом за куповину и примањем документације, која се назива тросмерно подударање. С обзиром да су обе опције радно интензивне, уобичајено је да се не верификују рачуни који имају мале доларске износе.
- Снимање рачуна. Једном када је рачун верификован, рачуновођа уноси дуговани износ у софтвер за дуговања. Унесени подаци укључују име добављача, датум фактуре и износ фактуре. Повезани књиговодствени унос који генерише рачуноводствени софтвер увек представља кредит на рачуну обавеза. Компензација терећења може бити или на рачун расхода или на имовину.
- Фактура исплата. Када рачун треба платити, рачуновођа га поставља за плаћање путем рачуноводственог софтвера. То обично значи да се прелиминарни чековни регистар покреће и преиспитује како би се осигурало да све ставке предвиђене за плаћање заиста требају бити плаћене. Ако је то случај, чек залихе се стављају у штампач и чекови се штампају. Помоћне информације се прилажу уз сваку проверу, а затим прослеђују потписнику чека, који прегледа сваки пакет информација на грешке, а затим потписује чекове. Алтернатива је слање електронских плаћања директно на банковне рачуне добављача. Након плаћања, сви подаци о плаћању спајају се заједно и архивирају према имену добављача.
Бројни су додатни задаци укључени у рачуноводство обавеза, укључујући следеће:
- Периодично усаглашавајте рачун рачуна како бисте осигурали да стање на рачуну одговара стварним износима који се дугују добављачима.
- Пошаљите 1099 образаца добављачима након завршетка календарске године, ако укупне исплате према њима премашују гранични износ.
- Контактирајте добављаче како бисте били сигурни да су уновчили све чекове који су им послати; у супротном, неизвршени износи чекова можда ће морати да се проследе државној влади као имовина без потраживања.
