Улагање компаније у залихе обично је велико и може се састојати од многих предмета робе који се лако могу украсти и препродати. Ако инвентар садржи углавном сировине, његово праћење је неопходно како би се осигурало да у производним процесима који га користе неће недостајати материјала. То значи да морате да примените низ контрола, било да бисте спречили крађу или да бисте осигурали да у производној операцији не недостаје улазних података. У наставку ћемо описати неколико кључних контрола које треба узети у обзир за ваше улагање у залихе. Кључне интерне контроле за ваш инвентар су:
Огради и закључај складиште. Најважнија појединачна контрола залиха је једноставно закључавање складишта. То значи да око инвентара направите ограду, закључате капију и у магацин уђете само овлашћеном особљу.
Организујте инвентар. Можда вам се не чини контрола једноставно организовати инвентар у складишту, али ако га не можете пронаћи, не можете га контролисати. Дакле, основна основа за унутрашњу контролу залиха је да се броје све локације, идентификује сваки инвентар и прати ти предмети по локацији.
Пребројите сав долазни инвентар. Немојте само веровати добављачу на реч да је тачна количина наведена у испоруци. Пребројите инвентар пре него што га забележите као примљен. Ово спречава уношење грешака у евиденцију залиха.
Прегледајте долазни инвентар. Уверите се да је сав долазни инвентар исправног типа и да није оштећен. Све предмете који не успеју у инспекцији треба вратити одједном, а обвезници су обавестили да враћене предмете не треба плаћати.
Означи сав инвентар. Сваки комад инвентара у складишту треба да буде идентификован ознаком која садржи број дела, опис, мерну јединицу и количину. У супротном, залихе ће обавезно бити погрешно идентификоване.
Одвојени инвентар у власништву купаца. Ако на лицу места постоји инвентар који купци поседују, особље складишта ће га вероватно рачунати као да је у власништву компаније, па имајте на располагању процедуру за означавање ових предмета као власништва купаца када стигну и раздвојите их у одвојени део магацина.
Стандардизовати вођење евиденције за прикупљање инвентара. Када се неки предмет преузме са полице у складишту, за употребу било у производном подручју или за продају купцима, имајте стандардни поступак евидентирања одабира чим изађу из складишта (што је лакше ако постоји ограда складишта , а инвентар може проћи само кроз једну контролисану капију).
Знак за сав инвентар уклоњен из складишта. Ако се инвентарски предмети уклањају из складишта из разлога који нису уобичајени за поступак брања, нека особа која уклања инвентарски знак уклони тако да постоји евиденција о томе ко је одговоран.
Ревидирајте технички лист. Предмет материјала је евиденција делова који се користе за конструкцију производа. Предметни материјал се користи за одабир предмета са залиха, па ако је рачун нетачан, берачи ће из складишта извући нетачне износе. То захтева периодичну ревизију сваког рачуна, као и приступ евиденцији материјала у рачунарском систему само лозинком.
Трагање додатних захтева и повраћаја. Ако особље у производњи затражи додатна издања делова или врати вишак износа у складиште, онда постоји грешка у евиденцији брања (могуће у прегледу материјала, као што је управо наведено).
Спровести периодични преглед застарелог инвентара. Складиште на крају може да се загуши застарелим инвентаром који се не може користити, што захтева велике трошкове складиштења, а такође омета компоненте потребне у производњи. Формирајте одбор за преглед материјала који периодично прочешљава евиденцију инвентара како би утврдио које предмете треба распродати или на други начин елиминисати.
Спровести циклус броји. Нека особље складишта изврши мало, често пребројавање малог дела инвентара и истражи и исправи све грешке које нађе. Ово постепено побољшава тачност евиденције залиха.
Истражите евиденције залиха негативног биланса. Ако рачуноводствене евиденције показују да је на располагању негативни инвентар, онда очигледно постоји трансакциона мана која је проузроковала негативни салдо. Ово је главна мета за детаљну истрагу.
Снимите белешке. Немојте само бацити отпад у канту за отпад кад се појави. Ако то учините, рачуноводствени систем и даље мисли да је отписана ставка на залихама, па ће и преценити количину залиха. Уместо тога, креирајте процедуру за редовно праћење отпада.
Упркос овим контролама и даље може настати низ проблема са тачношћу евиденције залиха, па будите спремни да додате још контрола ако су проблеми трајни.
