Главна књига садржи сажетак сваке евидентиране трансакције, док главни дневник садржи оригиналне уносе за већину трансакција малог обима. Када се догоди рачуноводствена трансакција, она се прво евидентира у рачуноводственом систему у дневнику. Може бити неколико часописа који су или дизајнирани да садрже посебне врсте трансакција (као што су новчани приходи, исплате готовине или продаје) или за све друге врсте трансакција. Ове остале трансакције евидентирају се у општем дневнику. Примери уноса у општи дневник су продаја имовине, амортизација, приход од камата, трошак камата и продаја обвезница или удела у компанији инвеститорима.
Према томе, општи дневник је свеобухватно место за почетни унос одређених трансакција које се не дешавају у довољном обиму да би заслужиле бележење у специјализованом дневнику. Ове трансакције се евидентирају хронолошким редоследом, што чини општи часопис изврсним местом за истраживање рачуноводствених трансакција по датуму.
Главна књига садржи резиме на нивоу рачуна сваке трансакције у којој је предузеће учествовало. Ове информације потичу из различитих дневника у обједињеном облику, у уносима на нивоу резимеа. Подаци у главној књизи се затим даље обједињују у пробни биланс из којег се креирају финансијски извештаји.
Дакле, у главном дневнику се прво евидентирају оне трансакције које се не чувају у дневнику специфичном за предмет, док главна књига чува информације на нивоу резимеа из сваког дневника. То значи да главни дневник садржи већу количину детаљних рачуноводствених информација од главне књиге, која заузврат садржи детаљније информације од финансијских извештаја.
Употреба часописа је опала од појаве рачунарских рачуноводствених система. Многи мањи рачуноводствени софтверски системи чувају све информације о трансакцијама директно у главној књизи, ослобађајући се свих различитих врста дневника, укључујући и општи дневник.
