Главна датотека продавца је складиште значајне количине информација о добављачима компаније, које се користе за плаћање рачуна добављача и издавање налога за куповину. Када предузеће има чак и релативно мали број добављача, значајан број грешака постепено ће се увући у главну датотеку добављача. Ево неколико предложених начина чишћења датотеке:
Редовно штампајте извештај за сваког добављача који приказује свако поље које се користи у главној датотеци добављача. Скенирајте извештај да бисте пронашли информације у важнијим пољима, попут пореских кодова и идентификационих бројева пореских обвезника (ТИН).
Одштампајте листу добављача, сортирану по називу, и потражите дупликате имена која указују на присуство дупликата записа. Утврдите који од ових записа треба архивирати и означите их да се више неће користити.
Одштампајте извештај који приказује плаћања добављачима током протекле две године. Ако током тог периода није било активности, означите повезане датотеке добављача као архивиране.
Упоредите евидентиране идентификационе бројеве пореских обвезника за најновије добављаче са програмом за усклађивање ТИН-а на веб локацији ИРС да бисте проверили да ли су евидентирани бројеви тачни. Ажурирајте све нетачне информације.
