Изворни документи су физичка основа на којој се евидентирају пословне трансакције. Изворни документи се обично задржавају како би се користили као доказ када ревизори касније прегледају финансијске извештаје компаније и морају да потврде да су се трансакције у ствари догодиле. Обично садрже следеће информације:
Опис пословне трансакције
Датум трансакције
Одређена количина новца
Овлашћујући потпис
Многи изворни документи се такође печатом означавају као одобрење или на којима се записује тренутни датум или рачуни који ће се користити за евидентирање основне трансакције.
Изворни документ не мора бити папирни документ. Такође може бити електронска, као што је електронска евиденција радног времена запосленог, као што је унета у систем за мерење времена компаније путем паметног телефона.
Примери изворних докумената и с њима повезаних пословних трансакција који се појављују у финансијским евиденцијама су:
Извод из банке. Садржи известан број прилагођавања стања на рачуну у књизи предузећа на која би се компанија требала позвати како би ускладила своје евиденције са онима у банци.
Касета касета. Ово се може користити као доказ продаје готовине, што подржава евидентирање продајне трансакције.
Пријем кредитне картице. Ово се може користити као доказ за исплату средстава из ситног новца.
Лоцкбок проверите слике. Ове слике подржавају евидентирање новчаних примања од купаца.
Листић за паковање. Ово описује ставке испоручене купцу и тако подржава евидентирање продајне трансакције.
Налог за продају. Овај документ, заједно са теретницом и / или листом за паковање, може се користити за фактурисање купца, што заузврат генерише продајну трансакцију.
Рачун добављача. Ово је изворни документ који подржава издавање готовине, чека или електронског плаћања добављачу. Рачун добављача такође подржава евидентирање трошкова, ставке залиха или основних средстава.
Временска карта. Ово подржава издавање зараде или електронско плаћање запосленом. Ако се радницима обрачунава радно време, то такође подржава стварање рачуна клијената.
На пример, компанија се бави консултантским пословима. акумулира информације о урађеном радном времену из евиденција радног времена запослених, које се затим укључују у рачуне купаца који заузврат резултирају стварањем трансакције продаје и потраживања. Дакле, у овој ситуацији, радни лист је изворни документ за продајну трансакцију.
Постоји низ могућих контрола којима се може смањити ризик да изворни документи нису правилно евидентирани у рачуноводственом систему. Једна од најчешћих контрола је пребројавање докумената, тако да је документима који недостају лакше пронаћи. Друга контрола је усклађивање стања на рачунима са пратећим изворним документима како би се видело да ли неки документи нису евидентирани или изгледа да неке трансакције евидентиране на рачунима немају додатне изворне документе.
Разни прописи налажу да се неки изворни документи чувају дужи низ година. Такође би било паметно задржати ове документе без обзира на прописе, макар само ради пружања доказа у случају тужбе или пружања боље корисничке услуге. Из тих разлога, компанија би требало да усвоји политику уништавања докумената која строго контролише уситњавање или други облик уклањања изворних докумената док не прође одређени број година.
