Претплата се врши када продајно предузеће прими уплату од купца пре него што је продавац купцу испоручио робу или пружио услуге. Предплата се може догодити под три околности:
Купац жели преферирани третман за поруџбину
Продавац одбија да одобри купцу кредит
Купац се књижи на готовинској основи и жели рано евидентирати трошак раним плаћањем
Рачуноводство авансних плаћања
Обратићемо се обрачуну претплате са становишта и купца и продавца.
Перспектива купца. Из перспективе купца, авансно плаћање евидентира се као задужење на рачуну унапред плаћених трошкова и као кредит на готовинском рачуну. Када се припејд ставка на крају потроши, терети се одговарајући рачун трошкова и књижи се рачун припејд трошкова. Купци могу прекомерно користити рачун унапред плаћених трошкова, што резултира праћењем великог броја малих претплаћених предмета. Да би се избегли трошкови праћења превише ставки, рачуноводство авансног плаћања треба користити само ако авансно плаћање премашује одређени минимални износ прага; сви остали издаци треба да се терете за трошкове, чак и ако још нису потрошени.
Перспектива продавца. Из перспективе продавца, авансно плаћање евидентира се као кредит на рачуну пасиве за авансна плаћања и задужење на готовинском рачуну. Када се унапред плаћена наруџба купца на крају пошаље, рачун за авансно плаћање терети се и књижи се одговарајући рачун прихода. Претплата је обично мало, па се ови артикли могу релативно лако пратити.
Укратко, претплата се евидентира као средство од стране купца, а као обавеза од стране продавца. Ове ставке се обично исказују као текућа имовина, односно као текуће обавезе, у билансу стања сваке стране, пошто се углавном решавају у року од једне године.
На пример, компанија плаћа 12.000 УСД унапред за оглашавање путем Интернета које ће се продужити током целе године. Компанија у почетку наплаћује целокупан износ на рачун унапред плаћених трошкова, а затим од њега наплаћује 1.000 УСД на рачун трошкова оглашавања у сваком следећем месецу, како би одражавала употребу трошкова. Средство за унапред плаћени трошак елиминише се до краја године.
Као још један пример, компанија за чишћење снега прима од клијента авансну уплату од 10.000 америчких долара у замену за орање свог паркинга у сваком од наредна четири месеца. Компанија за орање првобитно евидентира рачун као обавезу, а затим сразмерно премешта износ на рачун прихода по стопи од 2.500 америчких долара месечно у сваком од наредна четири месеца.
