Тхеметода трајног инвентара подразумева стално ажурирање евиденција залиха ентитета са најновијим продајама и куповинама. Ова ажурирања обично укључују додавање и одузимање залиха за такве активности као што су примљени предмети залиха, роба продата са залиха, враћена роба и предмети убрани из залиха за употребу у производном процесу. Овај метод је стандардни систем праћења залиха који користи свака организација која одржава значајно улагање у залихе, јер је потребна за управљање залихама у реалном времену. Неопходно је усвојити следеће праксе да би се успешно водио систем трајног инвентара:
Рачунарска база података. Према трајном систему, мора се водити засебна евиденција за праћење додавања и брисања залиха за сваку ставку залиха. Иако је то могуће учинити са ручним системом „картица“, инвентар било које величине захтева да се поплава повезаних трансакција обрађује помоћу рачунарске базе података.
Бројање циклуса. Користите бројање циклуса за континуирано бројање малих делова инвентара и истражите све пронађене одступања. Ово је одлична техника за одржавање тачности евиденције залиха.
Кодирање локације. Немогуће је извршити бројање циклуса ако особље складишта не зна где да тражи, зато доделите позивни број свакој ставци залиха, где ће се чувати. Прихватљиво је имати више кодова локација за једну јединицу инвентара.
Ограничен приступ. Значајно се побољшава тачност евиденције инвентара када је приступ инвентару који се прати ограничен, попут ограде и закључане капије. У супротном, некоме је превише лако уклонити робу из складишта или преместити робу на друго место.
Примарне трансакције које се користе у оквиру методе трајног инвентара су:
Снимите куповину. Ово је задужење рачуна залиха и кредит рачуна рачуна обавеза.
Снимите продају. Ово је терећење рачуна трошкова продате робе и кредит на рачуну залиха.
Снимите потез. Не постоји унос главне књиге за локацијски прелазак између складишних локација, иако би систем управљања складиштем требало да забележи промену локације.
Снимите подешавање количине. Ово је терећење трошкова продате робе или рачуна за скупљање залиха и кредит на рачуну залиха.
Метода трајног инвентара битно се разликује од друге методе која се користи за праћење залиха, а која се назива методом периодичне инвентуре. Периодична метода укључује састављање свих куповина током обрачунског периода, спровођење физичког пописа залиха на крају периода, а затим коришћење следећег израчуна како би се дошло до цене продате робе за одређени период:
Почетни инвентар + Куповина - Завршни инвентар = Цена продате робе
Периодични систем инвентара ослања се на тачно бројање инвентара само када се врши физичко бројање. У свим осталим временима, компанија која користи периодични систем не зна тачан број јединица које има на лагеру, што је чини инфериорном у односу на метод трајног инвентара.
