Књиговодствени унос је формални запис који документује трансакцију. У већини случајева, рачуноводствени унос се врши помоћу система двоструког књиговодства, који захтева да се изврши и дебитно и кредитно књижење, а што на крају доводи до стварања комплетног низа финансијских извештаја. Књиговодствени унос се такође може извршити у једном рачуноводственом систему; овај систем обично прати само новчане примитке и исплате готовине и приказује само оне резултате потребне за састављање биланса успеха.
Постоје три основне врсте књиговодствених евиденција, а то су:
Унос трансакције. Ово је примарна врста пословног догађаја за који би рачуновођа креирала књиговодствени запис. Примери рачуноводствених трансакција су снимање рачуна купцу, рачун добављача, пријем готовине и куповина основног средства. Ова врста рачуноводственог уноса користи се и по обрачунској основи и по новчаној основи рачуноводства.
Прилагођавање уноса. Ово је унос у дневник који се користи на крају обрачунског периода за прилагођавање стања на различитим рачунима главне књиге ради ближег усклађивања пријављених резултата и финансијског стања предузећа како би се испунили захтеви рачуноводственог оквира, као што су ГААП или МСФИ. Ова врста књиговодственог уноса користи се према рачуноводственом начелу настанка догађаја.
Затварање уноса. Ово је унос у дневник који се користи на крају обрачунског периода за пребацивање крајњег стања на свим рачунима прихода, расхода, добитка и губитка (познат као привремени рачуни) на рачун задржане добити. На тај начин испразњују се привремени рачуни, тако да они могу почети прикупљати информације о трансакцијама у наредном обрачунском периоду.
Рачуноводствене евиденције за трансакције обично се креирају путем трансакционог интерфејса у рачуноводственом софтверу, тако да можда нећете ни схватити да креирате рачуноводствену ставку (као што је, на пример, приликом креирања рачуна купца). Ако креирате прилагођавајући књиговодствени унос, тада ћете користити формат уноса у дневник (под претпоставком да се користи систем двоструког књиговодственог уноса). Ако закључујете књиге на крају обрачунског периода, рачуноводствени софтвер ће вероватно аутоматски створити закључни запис; нећете ни видети унос.