Контроле потраживања заиста почињу иницијалним креирањем фактуре купца, јер морате да смањите неколико проблема током креирања рачуна потраживања да бисте могли да имате свеобухватан скуп контрола над овим кључним средством. Контроле се затим простиру на правилно одржавање потраживања и њихово уклањање било плаћањем од купаца или генерирањем кредитних одобрења. Кључне контроле које треба узети у обзир су:
- Захтевајте одобрење кредита пре отпреме. Имаћете проблема са наплатом потраживања ако је поруџбина послата купцу са лошом кредитном оценом. Због тога затражите потписано одобрење кредитног одељења за све продајне налоге преко одређеног износа у доларима.
- Проверите услове уговора. Ако постоје необични услови плаћања, проверите их пре прављења фактуре. У супротном, потраживања ће садржати рачуне које купци одбијају да плате.
- Лекторирани рачуни. Ако фактура за износ од великог долара садржи грешку, купац може задржати уплату док не пошаљете ревидирану фактуру. Размислите о захтевању лектуре већих фактура да бисте ублажили овај проблем.
- Одобри кредитна одобрења. Људи који имају приступ долазним уплатама купаца могли би да пресретну долазну готовину и затим креирају кредитно писмо како би покрили своје трагове. Један од корака у спречавању овог проблема је тражење формалног одобрења менаџера за кредитне записе, које особље интерне ревизије накнадно верификује. Не доводите ову контролу до крајности и захтевајте одобрење за изузетно мале кредитне записе - омогућите рачуноводственом особљу да креира мале без одобрења, само да би очистило преостала мала стања на рачуну.
- Ограничите приступ софтверу за наплату. Као што је управо напоменуто, неко би могао пресрести долазне уплате купаца и сакрити крађу кредитним записом. Приступ софтверу за наплату треба да заштитите лозинком да бисте спречили незаконито генерирање кредитних одобрења.
- Одвојене дужности. Као што је управо напоменуто, нико не би требало да буде у могућности да обрађује долазне уплате купаца и креира кредитна одобрења, или ће у супротном моћи узети новац и покрити своје трагове кредитним записима. Стога доделите ове задатке различитим људима.
- Прегледајте уносе у дневнике потраживања. Трансакције потраживања готово увек пролазе кроз дневник продаје у рачуноводственом софтверу који генерише сопствене књиговодствене евиденције. Због тога на рачуну потраживања готово никада не би требало да постоји ручни унос у дневник. Требало би пажљиво истражити ове уносе.
- Ревидирајте фактурне пакете. Након завршетка рачуна, у евиденцији треба да постоји пакет који садржи продајни налог, овлашћење за кредит, теретницу и копију фактуре. Особље интерне ревизије требало би да прегледа одабир ових пакета како би се уверило да ли је службеник за обрачун правилно прегледао сву пратећу документацију и правилно створио фактуру.
- Ускладите рачуне са дневником отпреме. Могуће је да ће се предмети испоручивати без одговарајуће фактуре или обрнуто. Да би открили ове ситуације, нека службеници интерне ревизије упореде рачуне са евиденцијом отпреме и истраже све разлике.
- Ревизија примене новчаних примања. Рачуноводствено особље може погрешно применити готовинске рачуне на отворене рачуне, можда их чак и не примењујући на рачуне тачних купаца. Нека особље интерне ревизије повремено прати одабир новчаних рачуна на рачунима купаца како би верификовало правилну пријаву готовине.
Ове ставке чине основне контроле потраживања. Компанија са специјализованим системом потраживања можда ће морати да спроведе додатне контроле или можда неће требати неке од овде наведених ставки.
