Преглед бројања циклуса
Бројање циклуса укључује бројање мале количине залиха у складишту сваког дана, са намером да се током читавог периода броји читав инвентар. Све грешке пронађене током ових малих инкременталних бројања требале би резултирати прилагођавањем евиденције рачуноводства залиха. Такође, треба спровести истрагу разлога за сваку утврђену грешку. Коначни резултат требало би да буду детаљни поступци и обука који дају врло ниске стопе грешака у трансакцијама и висок ниво тачности евиденције залиха.
Ставке одабране за бројање циклуса могу се дефинисати на основу многих критеријума сортирања, као што су најчешће коришћени или највиши трошкови. Најчешће коришћена метода је једноставно започети у једном углу складишта и напредовати кроз различите пролазе и канте, тако да се сви предмети броје на ротирајућој основи. Ако се користи потоња метода, можда ће бити потребно и чешће препричавати одређене ставке ако су кључне за производни процес.
Предности бројања циклуса
Бавећи се бројањем циклуса, предузеће ће готово сигурно доживети виши ниво тачности евиденције залиха, што доводи до већег поверења у резултујућу процену залиха. То заузврат може довести до уклањања броја физичког инвентара, јер су евиденције инвентара већ толико тачне да није потребна периодична физичка верификација. Ако на крају сваког периода извештавања више није потребно бројати инвентар, резултат може бити убрзани поступак затварања. Ако спољни ревизори сматрају да се могу поуздати у ове евиденције залиха, могу смањити своје ревизијске поступке, што заузврат смањује накнаде за ревизију које наплаћују компанији. Такође, више неће бити потребе да се запосленима плаћа прековремени рад да би пребројали залихе или затворили производну површину док се обављају физичка пребројавања.
Поступак бројања циклуса
За успешан програм бројања циклуса потребни су следећи кораци:
Комплетан унос података о свим трансакцијама залиха, тако да је база података инвентара у потпуности ажурирана.
Одштампајте извештај о пребројавању циклуса у којем се наводе локације канти које треба избројати и доделите особљу складишта.
Бројачи циклуса упоређују локације, описе и количине наведене у извештају са оним што виде на полици. Такође прате оно што виде на полици натраг до извештаја, у случају да неки предмети уопште нису забележени у бази података.
Истражите све пронађене разлике и разговарајте о њима са управником складишта и утврдите да ли постоји образац грешака који могу захтевати даље мере.
Ако су потребне даље радње, измените процедуре, обуку, попуну особља или било шта друго потребно да бисте елиминисали грешку.
Подесите базу података евиденције залиха да бисте уклонили грешку коју је пронашао бројач циклуса.
Редовно ревидирајте инвентар и израчунајте проценат тачности инвентара. Резултате објавите на јавном месту и платите бонусе особљу складишта ако постигну унапред одређене циљеве тачности записа.
Јасно је да је потребан висок ниво посвећености програму бројања циклуса како би се осигурало континуирано праћење ових корака.
Проблеми са бројањем циклуса
Ако се евиденција залиха не ажурира прво са свим преосталим трансакцијама залиха, могуће је да ће бројач циклуса открити грешку и прилагодити је. Ако се стварна трансакција унесе на врху подешавања бројача циклуса, резултат би могао бити а више нетачна евиденција инвентара него што је то првобитно био случај. Овај проблем је нарочито чест када се иста ставка инвентара чува на више локација, па може доћи до забуне око тога који запис локације прилагодити за трансакцију инвентара.
