Отпорно писмо је обавештење послато купцу, у којем се наводи да је закаснило са плаћањем потраживања према пошиљаоцу. Даннинг писма обично прате напредовање од пристојних подсетника до оштријих захтева за плаћањем, ако купац и даље не реагује на плаћање. Првих неколико писама која се шаљу купцу требало би да буду љубазна, на теорији да је купац једноставно превидео плаћање, а компанија жели да задржи добру вољу за будуће пословање.
Међутим, како време пролази, компанија почиње да мења своју претпоставку да даље послује са купцем и тако има тенденцију да умањује износ добре воље купаца који жели да задржи у корист да буде плаћена сада. Без обзира на тон писма, увек се наводи износ дуга, датум неплаћене фактуре, број фактуре и све новчане казне за закашњење или камате.
У неком тренутку након уобичајеног датума плаћања, ефикасност издавања опомињућих писама ће опадати, тако да компанија прекида употребу и ослања се на личне контакте, адвокате и агенције за наплату.
Очаравајуће писмо може имати различите физичке облике. Првобитно је било писмо које се може послати обичном поштом, препорученом поштом или доставом преко ноћи како би се пренела све већа хитност захтева, као и да би се креирао записник о пријему (у случају препоручене поште или преко ноћи). . Међутим, запањујуће писмо можете послати и као факс, е-маил или чак као текстуалну поруку. Ови начини електронске доставе могу залутати (посебно факсом) и можда неће бити толико ефикасни као традиционалнији метод заснован на папиру.
Писма за опомену често генерише рачунар, без икаквог људског уноса. Систем је конфигурисан да користи одређени текст ако плаћање није извршено у одређеном броју дана, а затим да користи други текст за писма која се генеришу након што је протекао дужи временски период без плаћања. Може бити ефикасније извршити задатак стварања и издавања запањујућих писама трећој страни.
Особље кредитног одељења може повремено мењати време или садржај ових аутоматски генерисаних писама, ако осећа да ће неке варијације побољшати стопу наплате. То се може постићи А-Б тестирањем, где се издају две верзије запањујућег писма и надгледа ефикасност сваке од њих; ако једна верзија резултира са више плаћања клијената, та верзија постаје нови задати формат писма који ће се користити.
Постоје правила која регулишу ниво претње који се може укључити у писмо забуном, у зависности од државне јурисдикције у којој купац борави, тако да морате да избегнете претерано оштра писма.
Очаравајуће писмо није исто што и изјава на крају месеца. Изјава се шаље свим купцима који имају неплаћене рачуне на крају месеца. Извод укључује све рачуне који још нису плаћени, чак и ако још увек нису на наплати. Изјава се не сматра узнемиравањем, већ једноставном изјавом о стању у одређеном тренутку. Међутим, и даље се сматра алатом за прикупљање, јер може резултирати упитима купаца о рачунима које немају у својој евиденцији и које стога не би платили.
