До обрачунавања накнада долази када се призна трошак у вези са давањима упркос томе што фактура добављача не постоји. Чинећи то, предузеће правилно признаје овај трошак у периоду у којем је настао, уместо у периоду у којем се плаћа фактура повезаног добављача. Овај приступ је потребан према рачуноводственом начелу настанка догађаја.
Исправан начин обрачунавања обрачунавања примања запослених је коришћење шаблона уноса у дневник за евидентирање износа свих накнада које су запослени потрошили и за које рачун од добављача још није стигао. Супротно томе (и што је вероватније), послодавац може платити осигуравачу унапред пуну потрошњу накнада, па тако мора потрошени део евидентирати као претплаћени трошак.
Одређене врсте осигурања могу се наплатити након чињенице када осигуравач има довољно података о запосленима да створи рачун. На пример, послодавац може послати информације о запосленима свом осигуравачу на крају сваког месеца, тако да осигуравач може да смисли тачан обрачун који се издаје у следећем месецу, али који се односи на претходни месец. У овом случају, компанија обрачунава процењени трошак осигурања у текућем месецу и поставља унос да се аутоматски поништава у наредних месец дана, када стигне рачун осигуравача. Пример ове трансакције је:
