Управљање трошковима је контрола стварних или предвиђених трошкова насталих у предузећу. Ово се најбоље примењује као формализовани процес, користећи неке или све следеће кораке:
- Прикупите информације о тренутним и предвиђеним трошковима. То обично долази из главне књиге стварних трошкова, али информације се такође могу прикупити путем система обрачуна трошкова заснованог на активностима или неке мање формалне методологије прикупљања. Предвиђени трошкови потичу од поређења са сличним пројектима или производима или процена заснованих на предвиђеним материјалима.
- Прегледајте прикупљене информације да бисте видели да ли се трошкови могу смањити или у потпуности избећи. То може укључивати раздвајање трошкова на фиксне, променљиве и мешовите трошкове, преглед трошкова на линији тренда, анализу утицаја на пословање уских грла и упоређивање трошкова са онима из референтних компанија.
- Извештавање резултата анализе руководству, уз препоручене радње.
- Постављање контрола како би се осигурало да се промене које намеће руководство поштују на предвиђени начин.
- Праћење свих промена које је наметало руководство као резултат ове анализе, како би се видело како су промене измениле профил трошкова предузећа.
Ако предузеће покушава да управља трошковима повезаним са будућим активностима (попут дизајна новог производа или изградње нове зграде седишта), тада су активности управљања трошковима нешто другачије. Може се пратити било која од следећих активности:
- Коришћење циљних трошкова за континуирану процену трошкова како се функције додају или одузимају од пројекта (обично новог производа).
- Коришћење прегледа прекретница за упоређивање првобитно процењених трошкова са стварним насталим трошковима. Ови прегледи понекад могу резултирати потпуним отказивањем пројеката.
Управљање трошковима такође може укључивати једноставну функцију надгледања, где нема непосредне потребе за изменама. У овом случају могу се следити следећи приступи управљању трошковима:
- Коришћење анализе варијансе да би се нагласиле све разлике између насталих трошкова и буџетираних трошкова.
- Коришћење анализе изузетака за истицање само оних одступања од планираних трошкова која прелазе одређени праг.
- Коришћење анализе тренда за уочавање дугорочних промена у одређеним трошковима.
Укратко, управљање трошковима је широка тема која обухвата различите активности прикупљања података, анализе, извештавања и контроле. Свака компанија која жели дугорочно да остане профитабилна мораће да значајан део свог времена посвети активностима управљања трошковима.
