Књижење у главну књигу укључује евидентирање детаљних рачуноводствених трансакција у главној књизи. Укључује обједињавање финансијских трансакција одакле се чувају у специјализованим књигама и пренос података у главну књигу. У почетку се трансакције које се обимно завршавају обично евидентирају у посебној књизи, као што је књига продаје. То спречава главну књигу да не буде исцрпљена у детаљима за хиљаде трансакција. Подаци у главној књизи се затим обједињују у скуп финансијских извештаја за сваки извештајни период.
Информације у једној од посебних књига прикупљају се у редовним интервалима, када се врши унос на нивоу сажетка и објављује у главној књизи. У окружењу ручног књиговодства, агрегација се може догодити у одређеним интервалима, на пример једном дневно или једном месечно. На пример, ако је изворна књига била књига продаје, обједињени унос књижења може укључивати терећење рачуна потраживања и кредите на рачуну продаје и разне рачуне обавеза пореза на промет. Када се овај унос објављује у главној књизи, у пољу за опис се може забележити датум, на који се датум односи. Ово је корисно за пружање додатне јасноће кориснику главне књиге који можда истражује одређене трансакције.
У рачунарском књиговодственом окружењу књижење у главну књигу може бити неприметно. Софтвер то једноставно чини у редовним интервалима или пита да ли желите да књижите, а затим аутоматски обрађује основно књижење главне књиге. Могуће је да се ниједна трансакција књижења не појављује у извештајима које генерише систем.
Књижење у главну књигу се не јавља за трансакције мањег обима, које су већ забележене у главној књизи. На пример, куповина основних средстава може бити толико ретка да није потребна посебна књига која би смештала ове трансакције, па се уместо тога евидентирају директно у главној књизи.
Ако неко жели да истражи детаљну трансакцију, обично започиње са једним од финансијских извештаја, анализира се на одговарајући рачун у главној књизи, а затим упућује на посебну књигу која садржи детаљне информације о трансакцији у питању.
