Враћени депозит настаје када предузеће положи чек код своје банке, а банка одбије да положи припадајући износ готовине на банковни рачун компаније. То се може догодити из следећих разлога:
Банка код које је чек првобитно извучен одбија чек. То се дешава када рачун на којем је чек извучен садржи мање неоптерећене готовине од износа наведеног на чеку.
На чеку постоји грешка, као што је недостајући потпис, датум, име примаоца уплате или износ.
Чек је подигнут у банци која се налази у другој земљи, што обично резултира аутоматским одбијањем.
Кад год се депозит врати, банка га не укључује као извор готовине на банковном изводу на крају месеца који шаље компанији. Ако је компанија већ евидентирала депозит на готовинском рачуну у сопственој евиденцији (као што је то увек увек случај пре него што је положила банковни депозит), она мора тај депозит поништити у својој евиденцији. У супротном, књиговодствено стање готовине биће веће од стања готовине у банци, с тим што ће разлика бити износ враћеног депозита.
Поништавање депозита обично се врши путем модула за приходе готовине рачуноводственог софтвера компаније, који ће књижити готовински рачун и задужити рачун потраживања (под претпоставком да су повезане чековне исплате извршене за неплаћене рачуне које доспевају од купаца).
Поред тога, банка ће вероватно наплатити накнаду за услугу која се односи на враћени депозит, мада се овај износ може уврстити у укупну накнаду за месец. Предузеће мора евидентирати накнаду као кредит на готовинском рачуну и задужење на рачуну трошкова.
Особље сакупљача треба да буде упознато са свим враћеним чековима, тако да могу одмах да контактирају повезане купце како би се уверили да се врше заменљиве исплате.
