Купцу може бити изузетно тешко извадити уплату чеком, посебно ако продавац жели тренутну испоруку која ће купца коштати трошкове доставе преко ноћи. Алтернатива је да купац факсом или е-поштом пошаље продавачу скенирану слику попуњеног и потписаног чека, а затим следите ове кораке:
- Набавите софтвер за штампање чекова, који је доступан од многих компанија (потражите „софтвер за проверу факсом“ на Интернет претраживачу).
- Унесите информације из чека у софтвер.
- Одштампајте чек помоћу сигурносног папира који можете добити у локалној продавници канцеларијског материјала. Користите стандардно мастило за штампач, а не специјално мастило за препознавање карактера са магнетним мастилом (МИЦР) које користе банке. Софтвер за штампање чека ће уместо реда за потпис садржавати следећи текст:
ПОТПИС НИЈЕ ПОТРЕБАН
Прималац уплате да би вас сматрао нешкодљивим за плаћање овог документа
Одсуство одобрења гарантује банка примаоца уплате.
- Положите чек у банку компаније. Ово ће можда захтевати ручну обраду од стране шалтера банке, јер скенери банковних чекова неће открити ниједно МИЦР кодирање на чеку.
- Задржите копију факса или е-поштом као доказ да је купац одобрио плаћање.
Алтернатива је прибављање потребних података за плаћање чеком путем телефона, али то не пружа доказе да се купац сложио да изврши уплату. Такође, лакше је погрешити приликом записивања података добијених телефоном. Због тога се овај приступ не препоручује.
Још једна опција је слање купцу обрасца који треба да попуни и који укључује све информације које се обично налазе на чеку, као и ред за ауторизацију потписа. Ово би требало да буде попраћено поништеним чеком, тако да се продавац може позивати на број чека.
Крајњи резултат овог поступка је потпуно уклањање плутајуће поште из процеса сакупљања. Овај приступ је дуготрајан, али не троши купца, који може сматрати привлачном алтернативом у поређењу са плаћањем испоруке преко ноћи.
Ако одлучите да користите овај приступ за прикупљање средстава, обавезно у потпуности документујте предузете кораке, као и овлашћење дато од стране купца, како бисте имали на располагању доказе ако купац икада оспори уплату.
