Поступци основних средстава

Поступак признавања имовине

Једно од подручја у којем поступак може бити врло користан је почетно признавање основног средства у рачуноводственом систему, јер је ово релативно сложена трансакција. Процедура за довршетак поступка признавања имовине наведена је у наставку:

1. Одредити основну јединицу. Одредите основну јединицу средства. Ово утврђивање заснива се на бројним факторима, као што су да ли се корисни век употребе различитих компоненти средства значајно разликује, на ком нивоу преферирате да физички пратите средство, и исплативост праћења имовине на различитим нивоима детаља .
2. Саставити трошкове. Саставите укупне трошкове основне јединице. Ово су сви трошкови настали стицањем основне јединице и довођењем у стање и место намењено за њену употребу. Те активности могу укључивати изградњу основне јединице, трошкове куповине и повезане административне и техничке активности.
3. Подударање са ограничењем употребе великих слова. Утврдите да ли укупни трошак основне јединице премашује ограничење капитализације предузећа. Ако се то не догоди, онда трошкове наплатите по трошку. У супротном, пређите на следећи корак.
4. Доделити класи имовине. Основну јединицу доделите најприкладнијој класи имовине за коју постоји категорија главне књиге (попут намештаја и намештаја, канцеларијске опреме или возила).
5. Направите унос у дневнику. Направите унос у дневнику који терети рачун имовине за одговарајућу класу имовине и књижи рачун расхода у коме је првобитно био ускладиштен трошак основне јединице.

Поступак стварања записа фиксне имовине

Тачне врсте података забележених за основно средство разликују се у зависности од делатности, што значи да ће можда бити потребно прилагодити следећи поступак. Следећи узорак поступка намењен је евидентирању производног средства.

1. Направи запис. Направите нови запис за средство и доделите му следећи секвенцијални број записа. Ако се снима у рачунарском систему, софтвер ће доделити број записа. Ако не, рачуновођа основних средстава ће то учинити.
2. Напишите опис. Опиши средство у једној реченици. Ако је ово средство слично имовини другог предузећа, користите исти формат описа. У супротном, размислите о коришћењу описа који је доставио произвођач.
3. Унесите број ознаке. Наведите број на ознаци коју је обезбедила компанија (ако постоји) залепљеној на опреми. Ако није коришћена ниједна ознака, унесите „Без ознаке“.
4. Унесите серијски број. На опрему унесите серијски број који је обезбедио произвођач. Ако не можете да пронађете серијски број, контактирајте произвођача да бисте сазнали где треба да се налази. Ако нема серијског броја, унесите „Без серијског броја“.
5. Забележите локацију имовине. Обратите пажњу на локацију средства. Где је то могуће, наведите локацију бар зградом, а најбоље просторијом. Ако се налази у производном подручју, наведите радни центар у коме се налази.
6. Доделити одговорност. Наведите име или барем назив радног места особе која је одговорна за имовину.
7. Забележите датум куповине. Наведите месец и годину када је средство било спремно за предвиђену употребу и да ли је стварно коришћено од тог датума.
8. Унесите трошкове. Унесите укупни почетни капитализовани трошак средства. Ово би требало да се подудара са износом забележеним у главној књизи или дневнику основних средстава. Не користите износ наведен на рачуну добављача, јер су можда додати и други трошкови. Овај корак претпоставља да софтвер за основна средства нема директно повезане податке са главне књиге или дневника основних средстава.
9. Доделити класи имовине. Додијелите средство класи имовине упоређивањем његових карактеристика са стандардним разредима имовине које користи компанија. Ако имате сумње, прегледајте припадајућу имовину како бисте утврдили класе у које су додељене. Ово је важан корак, јер се корисни век трајања и методе амортизације често додељују аутоматски, на основу класе имовине.
10. Уђите у корисни животни век. Ако систем аутоматски не додели корисни век на основу класе имовине, наведите животни век.
11. Одобри запис. Нека контролор прегледа и одобри датотеку. Исправите све проблеме које је забележио рецензент.
12. Спремите запис. Ако су информације забележене у потпуно ручном систему, сачувајте их према класи имовине, а затим према броју записа у датотекама евиденције основних средстава.

Поступак амортизације

Требало би да постоји детаљан поступак амортизације који прецизно прецизира како категоризирати свако основно средство и како га амортизовати на основу класе имовине којој је додијељено. Основни поступак је:

1. Доделите класу средства. Ускладите основно средство са стандардним описима класе имовине компаније. Ако нисте сигурни која ће тачна класа бити употребљена, прегледајте средства која су већ додељена различитим класама или се консултујте са контролором.
2. Доделити факторе амортизације. Основном средству доделите животни век и метод амортизације који су стандардизовани за класу имовине чији је део. Ово се аутоматски додељује у неким рачунарским системима, где додељивање класе средства аутоматски додељује животни век и метод амортизације средству.
3. Одредити вредност спашавања. Посаветујте се са особљем за набавку или индустријски инжењеринг да бисте утврдили да ли се очекује да имовина има вредност поправке на крају корисног века трајања. Ако ова вредност спашавања премашује политику компаније за минималне вредности спашавања, забележите је у обрачуну амортизације.
4. Направите обрачун амортизације. Направите прорачун амортизације на основу корисног века трајања и амортизације прописане за класу имовине користећи трошак имовине умањен за било какву вредност спашавања. То се ради аутоматски за средства унесена у софтверски пакет основних средстава, али се у супротном морају генерисати ручно.
5. Штампати извештај о амортизацији. Одштампајте извештај о амортизацији, сортиран према класи имовине.
6. Направите унос у дневнику. Направите месечни унос дневника амортизације, користећи стандардни образац амортизације. Стандардни унос је евидентирање задужења за трошак амортизације (укупно или по одељењима) и евидентирање кредита на рачуну акумулиране амортизације за сваку класу имовине. Ове информације потичу из укупаца у извештају о амортизацији.
7. Унесите трансакцију. Запишите унос у дневник у рачуноводствени софтвер.
8. Архивирајте материјале за датотеке. Приложите извештај о амортизацији на образац за унос у дневник и унесите га у повезник за уносе у дневник.

Поступак премештања међу одељењима

Ако се основна средства рутински премештају између одељења, требало би да постоји поступак који осигурава ажурирање повезаних евиденција. Кораци поступка су:

1. Попуните образац којим идентификујете која се имовина преноси из одељења. Ово треба да садржи јединствени број ознаке средства и општи опис средства. Менаџер овог одељења потписује образац да потврђује да ће имовина бити премештена негде другде.
2. Менаџер одељења које прима имовину такође потписује образац како би потврдио пријем.
3. Проследите образац књиговођи фиксне имовине која приступа евиденцији имовине у рачуноводственом систему и додељује имовину одељењу за пријем. Рачуновођа такође пребацује одговарајућу накнаду за амортизацију на одељење за пријем.
4. Пошаљите копије обрасца обема руководиоцима одељења ради њихове евиденције.