Дизајн рачуноводствених система
Рачуноводствени систем је у основи база података о пословним трансакцијама. Примарна употреба базе података је извор информација, па рачуноводствени систем треба да буде дизајниран на економичан начин дајући потребне информације. Кључни фактори у дизајну рачуноводственог система су следећи:
Једнократни или двоструки унос. Веома мало предузеће послује једноставно евидентирањем новчаних примања и уплата у своју чековну књижицу. Ово је познато као систем јединственог уноса и адекватан је само када власник предузећа нема интереса да сазна о износу имовине и обавеза које предузеће поседује. Систем јединственог уноса је крајње поједностављен, али може бити адекватан. Систем двоструког уноса дизајниран је да евидентира не само продају и трошкове, већ и имовину, обавезе и акционарски капитал, па тако пружа знатно више информација. Систем двоструког уноса захтева више вештина у евидентирању трансакција, а користе га све веће организације.
Готовина или обрачунска основа. Новчана основа рачуноводства евидентира трансакције само када је новац примљен или потрошен, док обрачунска основа евидентира трансакције када их треба признати, без обзира на промене у готовини. Обрачунска основа је потребна да би била у складу са било којим рачуноводственим оквиром, као што су Општеприхваћени рачуноводствени принципи или Међународни стандарди финансијског извештавања. Ако очекујете да ће вам ревидирани финансијски извештаји бити потребни у будућности, користите рачуноводствену основу настанка догађаја.
Структура кода рачуна. Структура кода рачуна је нумеричка или алфанумеричка ознака која се даје сваком налогу у којем се чувају информације. Дугачка шифра рачуна, попут оне са седам или више цифара, омогућава пуно специфичног вођења евиденције. Међутим, такође је потребно више посла за одржавање и већи је ризик да се информације погрешно кодирају на погрешне рачуне. Стога је обично најбоље да се сложеност (тј. Дужина) структуре кода рачуна сведе на минимум. Мање организације могу открити да је за евидентирање информација довољно само троцифрена структура кода рачуна, док већи, вишеделни ентитети могу захтевати знатно сложеније структуре кода.
Коришћени рачуни. Морате одлучити које налоге креирати. Минимално (за систем двоструког уноса) биће вам потребни рачуни за готовину, потраживања, инвентар, основна средства, дуговања, обрачунате обавезе, капитал, приход, цена продате робе и административни трошкови. Међутим, чак и мањем предузећу је потребно неколико пута већи број рачуна како би водило одговарајуће евиденције о свом пословању. Нарочито ће бити потребно водити низ различитих рачуна трошкова како би се поближе испитали трошкови.
Дивизијско заступање. Веће предузеће може усвојити стандардни сет рачуна и копирати их за сваку од својих подружница. То може бити неопходно и за појединачне линије производа или постројења. Овај ниво ситнозрнатих детаља посебно је уобичајен када предузеће користи систем обрачуна трошкова заснован на активностима.
Извештаји. Информације ускладиштене у рачуноводственом систему морају се објединити у систем извештаја који се користе или за представљање финансијских резултата и положаја предузећа или за пружање конкретнијих извештаја о финансијским резултатима. Многи од ових извештаја унапред су паковани са рачуноводственим софтверским пакетима, мада предузеће може имати посебне потребе које захтевају прилагођене извештаје.
Поступци. Рачуноводствени систем није оперативан све док не постоји сет процедура које корисницима показују како се систем треба користити. Чешћи од ових поступака обично се детаљно документују и преносе запосленима путем формалних тренинга.
Контроле. Потребне су бројне рачуноводствене контроле како би се осигурало да рачуноводствени систем функционише на предвиђени начин. Ове контроле ће бити специфичне за компанију и могу захтевати учешће ревизора компаније или спољног консултанта како би се осигурало да је скуп инсталираних контрола одговарајући за пословање предузећа.
Многа питања која су управо забележена толико су темељна да их морате решавати од самог почетка или вам прети опасност да касније морате поново изградити цео рачуноводствени систем како бисте удовољили потребним променама. Нарочито је најбоље одмах усвојити систем двоструког књиговодства и рачуноводство настанка догађаја.
