Дневник ситног новца садржи резиме уплата из благајничког фонда. Укупни износи у дневнику се затим користе као основа за унос дневника у главну књигу компаније. У овом дневнику су наведени ситни новчани издаци према врсти трошкова. Типични дневник ситног новца је унапред одштампани образац, можда онај купљен у продавници канцеларијског материјала. Са лева на десно, обично садржи ред у који се уноси број ваучера, датум ваучера и укупан износ трошкова стављен на ваучер. Затим се образац наставља са низом додатних колона за заједничке трошкове, као што су:
Залихе
Оброци
Поштарина
Путни трошкови
Остали расходи
Образац такође може садржати блок за усаглашавање на дну, на којем скрбник ситног новца наводи стандардни салдо ситног новца, износ трошкова наведен у дневнику ситног новца и евентуалне несташице или прекомерне готовине у нето износу преосталог готовинског стања у новчаном фонду. Скрбник треба парафирати сваки попуњени ваучер.
Процедура у којој се користи дневник ситног новца је:
На крају обрачунског периода унесите све бонове у дневник ситног новца. За сваки ваучер унесите број ваучера, датум, укупне трошкове и врсту трошкова.
На дну обрасца унесите главне износе за све нумеричке колоне.
Попуните блок помирења и наведите евентуалне несташице или прекомерне новчане трошкове.
Спајите све бонове на полеђину часописа.
Проследите пакет службенику главне књиге.
Службеник главне књиге креира унос у дневнику који смањује салдо готовине за укупне издатке наведене на дну обрасца и евидентира трошкове за разне трошкове на обрасцу за који су извршени уноси.
Службеник главне књиге прослеђује дневник благајни, која обезбеђује готовину за попуну новца скрбнику ситне готовине, враћајући на тај начин стање благајне на првобитни ниво.
Након завршетка периода употребе, дневник ситног новца се архивира у складу са политиком уништавања докумената компаније.
