Проблеми са картицама за набавку предузећа
Многе организације дозвољавају својим запосленима да користе личне кредитне картице за куповину добара и услуга у име предузећа, за шта им се рефундира. Овај приступ представља ризик за запослене, јер се компанија може одлучити да им не надокнађује штету или новчана криза може одложити накнаду. Виши ниво софистицираности који избегава овај проблем је издавање картица за набавку компаније неким запосленима, што им омогућава да изврше одређене врсте куповина које ће компанија директно платити.
Ако је било који од ових начина куповине дозвољен, запослени могу у великој мери купити било шта од било кога, што може заобићи правила куповине компаније за поступање са ужим списком жељених добављача. Такође, картице за набавку обично се дистрибуирају само малој групи појединаца, што оставља све остале без поузданог начина куповине мањих предмета, осим надокнаде од стране компаније.
Картица духа
Трећа опција куповине која заобилази проблеме које представљају прве две опције је картица духа. Духовна картица је једноставно број кредитне картице који је специфичан за свако одељење компаније, а користи га било ко у том одељењу. Куповине извршене на свакој од ових картица враћају се одељењу коме је картица издата.
Концепт картице духова олакшава додељивање трошкова купљених предмета одређеним одељењима, а истовремено омогућава већем броју запослених приступ овој опцији куповине. Овај приступ такође убрзава стопу којом је компанија обавештена о куповини запослених; трошкови поднети на надокнаду понекад се не прослеђују на месечне рачуне.
Картица духа може се издати чак и одабраним добављачима. Ови добављачи једноставно наплаћују број картице сваке куповине компаније обављене преко њих, што смањује папирологију која би обично била повезана са сваком појединачном куповином.
Коначно, добављач картица духова треба да буде у могућности да преноси податке о куповини извршеној директно у систем платног система предузећа, тако да особље које плаћа обавезе не захтева унос података.
Лоша страна картице духова је та што бивши запослени и даље могу покушати да је користе; то не би био случај да им је издата посебна картица за набавку, јер би та картица била повучена и њен број би био деактивиран када би напустили компанију.
