Концепт поделе дужности забрањује додељивање одговорности једној особи за стицање имовине, њихово чување и с тим повезано вођење евиденције. На пример, једна особа може да изда налог за куповину средства, али друга особа мора да евидентира трансакцију у рачуноводственој евиденцији. Раздвајањем дужности много је теже починити превару, јер најмање две особе морају заједно радити на томе - што је много мање вероватно него ако је једно лице одговорно за све аспекте рачуноводствене трансакције.
Примери поделе дужности су:
Готовина. Једна особа отвара коверте са чековима, а друга особа евидентира чекове у рачуноводственом систему. Ово смањује ризик да чекови буду уклоњени из компаније и положени на сопствени текући рачун особе.
Потраживања. Једна особа евидентира готовину примљену од купаца, а друга особа креира кредитна одобрења за купце. Ово смањује ризик да ће запослени преусмерити долазну уплату са купца и покрити крађу одговарајућим кредитом на рачун тог купца.
Инвентар. Једна особа наручује робу код добављача, а друга пријави примљену робу у рачуноводствени систем. Ово спречава купца да не преусмерава долазну робу за сопствену употребу.
Обрачун зарада. Једна особа саставља податке о бруто плати и нето плати за платни списак, а друга особа верификује прорачуне. Ово спречава службеника на платном списку да вештачки увећава накнаде неким запосленима или да ствара и плаћа лажне запослене.
Проблем раздвајања дужности је тај што је много мање ефикасан и дуготрајнији од тога да једна особа буде одговорна за све аспекте трансакције. Стога бисте требали испитати компромис између повећања нивоа контроле и смањења нивоа ефикасности када одлучујете да ли ћете применити поделу дужности у неким областима. Сасвим је могуће да побољшање контроле није довољно да надокнади смањени ниво ефикасности.
Погрешно мишљење о подели дужности је да оно смањује количину рачуноводствених грешака. То се дешава само ако постоји дупликат података или ако више људи међусобно верификује рад. Ово није циљ концепта раздвајања дужности, који је усмерен на давање одређених задатака једној особи, а других задатака другој особи - концепт није дизајниран за дуплицирање задатака, па вероватно да рачуноводствене грешке неће бити смањене .
Слични услови
Подјела дужности позната је и као раздвајање дужности.
