Залихе се записују када је његова нето остварива вредност мања од трошкова. Постоје два аспекта записивања залиха, а то су уноси у дневник који се користе за њихово евидентирање и откривање ових информација у финансијским извештајима. Уносом у дневник може се руковати на два начина, а то су:
Ако користите систем периодичног инвентара у којем не постоји евиденција залиха за сваку појединачну ставку на залихама, тада књижите рачун имовине инвентара у износу који треба забележити, а при запису рачуна залиха (који је расход који се појављује у билансу успеха).
Ако користите систем трајног инвентара у којем постоји евиденција залиха за сваку појединачну ставку на залихи, тада креирајте трансакцију у систему инвентара која наводи смањење залиха као отпис, а софтвер ће створити унос за вас ( што ће и даље бити кредит на рачуну имовине залиха и задужење губитка при отпису рачуна залиха).
Ниво откривања пописа залиха зависи од величине отписа. У већини случајева ово је прилично мали износ (будући да већина догађаја записивања укључује инвентар који се проглашава застарелим, обично у малим корацима), тако да трошак можете наплатити на рачун трошкова продате робе и није потребно даље откривање .
Међутим, ако је износ отписа прилично велик, тада наплатите трошак на засебном рачуну који је такође посебно наведен у билансу успеха, тако да га читаоци могу јасно видети. Ако бисте закопали велики отпис у трошку трошкова продате робе, то би проузроковало велики пад односа бруто добити који би у сваком случају морао бити објашњен.
Према Међународним стандардима финансијског извештавања, требало би да откријете износ сваког отписа залиха признатих као расход током периода.
Према општеприхваћеним рачуноводственим принципима не постоји посебан захтев да се открије износ отписа, али се наводи да је, када постоји значајан и необичан губитак који настаје услед употребе нижег трошка или правила тржишта, пожељно обелоданити износ губитка у билансу успеха као трошак одвојено идентификован од нормалних трошкова продате робе.
