Ситна готовина је мала количина готовине која се чува у просторијама компаније ради подмиривања мањих готовинских потреба. Примери ових плаћања су канцеларијски материјал, картице, цвеће итд. Ситни новац се чува у фиоци или кутији за ситни новац близу места где је најпотребнији. У већем предузећу може постојати неколико локација са ситним новцем, вероватно по једна зграда или чак по једно одељење. За праћење трансакција ситног новца користи се засебни рачуноводствени систем.
Систем ситног новца
Да би основао фонд за ситни новац, благајник креира чек у износу средстава додељених одређеном фонду за ситне новце (обично неколико стотина долара). Алтернативно, благајник би могао једноставно да одброји готовину за ситни новчани фонд, ако у просторијама има довољно рачуна и кованица. Почетна ставка дневника ситног новца је терећење рачуна ситног новца и кредит на рачуну готовине.
Скрбник за ситни новац затим исплаћује ситни новац из фонда у замену за примања у вези са било којим трошковима. У овом тренутку нема записа; уместо тога, салдо готовине у новчаном фонду и даље опада, док се број примања наставља повећавати. Укупан приход и преостала готовина би у сваком тренутку требало да буду једнаки почетном износу новчаних средстава. Међутим, грешке у снимању и крађа могу резултирати одступањем од почетног износа финансирања.
Када стање готовине у фонду благајне падне на довољно минималан ниво, скрбник ситног новца подноси захтев за више готовине из благајне. То има облик сажетка свих рачуна које је старатељ прикупио. Благајник креира нови чек у износу рачуна, а чек замењује за рачун. Књиговодствена евиденција о ситном новцу је терећење рачуна за ситни новац и кредит за рачун у готовини.
Скрбник за ситни новац допуни фиоку или кутију за ситни новац, која би сада требало да садржи оригинални износ готовине који је одређен за фонд. Благајник креира запис у дневнику за евидентирање примања ситног новца. Ово је кредит за рачун ситног новца и вероватно терети неколико различитих рачуна трошкова, као што је рачун за канцеларијски материјал (у зависности од тога шта је купљено са готовином). Стање на рачуну ситне готовине сада би требало да буде исто као износ на којем је започео.
У стварности, стање на рачуну ситне готовине веће је од износа готовине у благајни, јер се готовина у благајни непрекидно исплаћује. Међутим, разлика је толико мала да је потпуно небитна за резултате у финансијским извештајима. Дакле, разлика се поравнава само када се благајна мора допунити.
Пример рачуноводства ситног новца
Компанија оснива фонд за ситни новац и у почетку га финансира са 300 долара. Унос је:
