Негативно стање се јавља када је крајње стање у књиговодственом запису обрнуто од очекиваног нормалног стања. Ово очекивање се заснива на класификацији рачуна у оквиру контног плана. Негативни биланс би требало да настане релативно ретко. На пример, ако рачун имовине има кредитно стање, а не нормално стање на задужењу, тада се каже да има негативно стање.
Следећа табела приказује нормално стање за сваку врсту рачуна, као и да ли би стање на дебитном или кредитном рачуну могло да му пружи негативно стање:
