Укњижени трошак је трошак који је настао, али за који још не постоји никаква документација о трошковима. Уместо документације о расходима, креира се унос у дневник како би се евидентирали обрачунати трошкови, као и компензациона обавеза (која се у билансу стања обично класификује као текућа обавеза). У недостатку уноса у дневник, трошак се уопште не би појавио у финансијским извјештајима ентитета у насталом периоду, што би резултирало да пријављена добит буде превисока у том периоду. Укратко, обрачунати трошкови се евидентирају како би се повећала тачност финансијских извештаја, тако да су трошкови ближе усклађени са оним приходима са којима су повезани.
Унапред плаћени трошак обрнут је од обрачунатих трошкова, јер се обавеза плаћа пре него што је основна услуга или средство потрошено. Због тога се унапред плаћено средство на почетку појављује у билансу стања као средство.
Стечени трошкови у пракси
Примери трошкова који се често приписују укључују:
Камате на зајмове за које још није стигла фактура зајмодавца
Роба примљена и потрошена или продата за коју још увек није примљена фактура добављача
Примљене услуге за које још увек није примљена фактура добављача
Порези настали за које још увек није примљена фактура од владиног ентитета
Настале зараде за које још увек није извршена исплата запосленима
Пример нагомиланих трошкова је ситуација када компанија прима канцеларијски материјал од добављача крајем месеца, али још није добила фактуру од добављача до тренутка када компанија затвори своје књиге за месец. Да би овај трошак правилно евидентирао у месецу пријема, рачуноводство евидентира трошак на рачуну трошкова залиха задужењем у износу који очекује да ће му добављач обрачунати и евидентира кредит на рачуну пасивне одговорности. Према томе, ако је износ канцеларијског материјала износио 500 УСД, унос дневника би био терећење од 500 УСД на рачун трошкова канцеларијског материјала и кредит од 500 УСД на рачун насталих трошкова.
Ставка дневника се обично креира као ставка са аутоматским преокретом, тако да рачуноводствени софтвер аутоматски креира ставку за пребијање од почетка следећег месеца. Затим, када добављач на крају субјекту преда фактуру, он поништава сторнирани унос.
Да наставимо са претходним примером, унос од 500 УСД ће се обрнути у следећем месецу, са кредитом на рачуну трошкова канцеларијског материјала и задужењем на рачуну насталих трошкова. Тада компанија добија фактуру добављача за 500 америчких долара и евидентира је нормално путем модула за обрачун рачуна рачуноводственог софтвера, што резултира задужењем рачуна трошкова канцеларијског материјала и кредитом на рачуну рачуна. Нето резултат у наредном месецу, према томе, уопште није никакво ново признавање трошкова, с тим што се обавеза за плаћање пребацује на рачун обавеза.
Реално, износ обрачунатих трошкова само је процена, па ће се вероватно донекле разликовати од износа рачуна добављача који стигне накнадно. Сходно томе, обично постоји мали додатни износ признавања расхода или негативног расхода у следећем месецу, након што се сторнирање уноса дневника и износ фактуре добављача међусобно нетирају.
Из практичне перспективе, нематеријални трошкови се не приписују, јер је потребно превише рада за стварање и документовање повезаних уноса у часопису. Даље, велики број евиденција обрачунатих трошкова успорит ће поступак затварања на крају мјесеца.
Примери књижених издатака у часопису
Канцеларијски материјал је примљен, а на крају месеца нема фактуре добављача: На терет трошкова канцеларијског материјала, на терет насталих трошкова.
Радно време запослених, али неплаћено до краја месеца: На терет трошкова зарада, на терет насталих трошкова.
Одговорност за бенефиције настала и на крају месеца нема фактуре добављача: На терет трошкова за бенефиције запослених, на терет насталих трошкова.
Порез на добит обрачунава се на основу оствареног дохотка. На терет трошкова пореза на добит, на терет насталих трошкова.
Прва три уноса требало би да се промене у наредних месец дана. Порез на добит се обично задржава као обрачунати трошак док се не плати.
