Систем аванса представља рачуноводствени систем за исплату и накнадно попуњавање ситног новца. Ситни новац је мала резерва готовине која се чува на лицу места на пословном месту за случајне потребе у готовини. Систем аванса дизајниран је да пружи основни ручни метод за праћење стања ситног новца и како се готовина користи. Основне карактеристике система аванса су:
Фиксни износ готовине додељује се ситном новчаном фонду, који је наведен на посебном рачуну у главној књизи.
Све расподјеле готовине из благајничког фонда документоване су потврдама.
Потврде о исплати ситног новца користе се као основа за периодична допуњавања благајничког фонда.
Разлике између очекиваног и стварног стања фонда редовно се прегледавају и истражују.
У суштини, трошкови се признају када се новчани фонд допуни новчаним средствима са текућег рачуна компаније. Када се готовина уплаћује са текућег рачуна, унос се терети за различите трошкове за које рачуне достављају рачуни и приписује се рачуну на готовинском рачуну.
Уколико се износ готовине додељен фонду ситног новца не промени намерно, нема разлога зашто би икада требало извршити још један унос на рачун који се користи за документовање стања ситног новца, јер сва допуна ситног новца долази са текућег рачуна компаније.
Главна карактеристика овог система је потреба за документовањем свих трошкова. То је одличан начин да се одржи висок ниво контроле над исплатама готовине.
Систем аванса опада у популарности, јер многа предузећа више воле да користе кредитне картице компаније за случајне куповине или запослени плаћају готовину, а затим се пријављују за надокнаду путем система надокнаде корпоративних трошкова. Такође, систем аванса може проузроковати цурење готовине из предузећа, било крађом готовине или зато што скрбник ситног новца не обавља одговарајући посао евидентирања исплата.
