Пробно стање и његова улога у рачуноводственом процесу
Пробно стање је извештај који се покреће на крају обрачунског периода, наводећи крајње стање на сваком рачуну главне књиге. Извештај се првенствено користи како би се осигурало да укупан износ свих задужења буде једнак укупном износу свих кредита, што значи да у рачуноводственом систему не постоје неуравнотежени уноси у дневнике који би онемогућили генерисање тачних финансијских извештаја. Биланс стања на крају године ревизори обично траже када започну ревизију, како би могли да преносе стања на рачуну у извештају у свој софтвер за ревизију; могу затражити електронску верзију коју ће лакше копирати у свој софтвер.
Чак и када су укупни износи задужења и кредита наведени на пробном билансу једнаки, то не значи да на рачунима наведеним у пробном билансу нема грешака. На пример, задужење је могло бити унето на погрешан рачун, што значи да је укупан износ задужења тачан, иако је стање на основном рачуну прениско, а друго превисоко. На пример, референт за обавезе евидентира фактуру добављача у износу од 100 УСД са задужењем за трошкове испоруке и кредит у износу од 100 УСД на рачун обавеза према добављачима. Терет је требао бити на рачуну за комуналне трошкове, али пробно стање ће и даље показати да је укупан износ задужења једнак укупном броју кредита.
Пробни биланс се такође може користити за ручно састављање финансијских извештаја, мада се уз претежну употребу рачунарских рачуноводствених система који аутоматски креирају извештаје, извештај ретко користи у ту сврху. У ствари, више није потребно користити извештај пробног биланса у рачуноводственим операцијама.
Када се пробно стање први пут одштампа, назива се неприлагођени пробни биланс. Затим, када рачуноводствени тим исправи све пронађене грешке и изврши прилагођавања како би се финансијски извештаји ускладили са рачуноводственим оквиром (као што су ГААП или МСФИ), извештај се назива прилагођеним пробним билансом. Прилагођени пробни биланс обично се штампа и чува у књизи на крају године, која се затим архивира. Коначно, након затварања периода, извештај се назива биланс суђења после затварања.
Пробни биланс је строго извештај који се саставља из рачуноводствених евиденција. Међутим, с обзиром да се прилагођавање уноса може извршити као резултат прегледа извештаја, могло би се рећи да рачуноводство пробног биланса обухвата поступак прилагођавања који неприлагођени пробни биланс претвара у прилагођени пробни биланс.
Ако у организацији постоје подружнице које извештавају матичне компаније о својим резултатима, надређено предузеће може затражити завршни пробни биланс од сваке подружнице, које користи за припрему консолидованих резултата за цело предузеће.
Главна књига је извештај који преферирају интерни рачуновође, јер такође приказује детаљне трансакције које чине завршни биланс, или бар указује на одговарајућу потпуну књигу која садржи ове информације. Овај додатни ниво детаља открива активност на рачуну током обрачунског периода, што олакшава спровођење истраживања и уочавање могућих грешака.
Формат пробног биланса
Почетни извештај о пробном билансу садржи следеће колоне:
Број рачуна
Назив рачуна
Завршни салдо задужења (ако постоји)
Завршни кредитни биланс (ако постоји)
Свака ставка поруџбине садржи само крајње стање на рачуну. Сви рачуни са завршним стањем наведени су у пробном стању; обично се рачуноводствени софтвер аутоматски блокира да се сви извештаји који имају нулти салдо појаве у извештају.
Прилагођена верзија пробног стања може да комбинује дебитне и кредитне колоне у једну комбиновану колону и да додаје колоне да би се приказивали прилагођавајући уноси и ревидирано завршно стање (као што је случај у следећем примеру).
Пример пробног биланса
Следећи пример пробног стања комбинује укупан износ задужења и кредита у другој колони, тако да је збирни салдо укупног износа (и треба да буде) нула. Уноси за прилагођавање додају се у следећу колону, дајући прилагођени пробни биланс у крајњој десној колони.
АБЦ Интернатионал Пробно стање 31. августа 20КСКС
