Систем трошкова посла укључује процес прикупљања информација о трошковима повезаним са одређеним производним или услужним послом. Ове информације могу бити потребне како би се купцу доставиле информације о трошковима по уговору у којем се трошкови надокнађују. Информације су такође корисне за одређивање тачности система процене компаније, који би требало да буде у стању да цитира цене које омогућавају разумну добит. Информације се такође могу користити за додељивање трошкова под залихе произведеној роби.
Систем трошкова посла треба да акумулира следеће три врсте информација:
Директни материјали. Систем коштања посла мора бити у стању да прати трошкове материјала који се користе или отпадају током посла. Дакле, ако предузеће израђује машину по мери, трошкови лима који се користе у конструкцији морају се акумулирати и наплатити на посао. Систем може да прикупи овај трошак ручним праћењем материјала на обрачунским листовима, или се информације могу наплатити коришћењем он-лине терминала у складишту и производном подручју. Обично се материјали припремају за посао у складишту и у то време се наплаћују за одређени посао. Ако се било који преостали материјал касније врати у складиште, његов се трошак одузима од посла и враћа у складиште.
Директан рад. Систем трошкова посла мора пратити трошкове рада који се користи на послу. Ако је посао повезан са услугама, директна радна снага може обухватати готово све трошкове посла. Директан рад се обично додељује послу с временском картицом (помоћу ударног сата), радним временом (где се одрађени сати бележе ручно) или помоћу умрежене апликације часовника на рачунару. Ове информације се такође могу снимити на паметни телефон или путем Интернета. У свим случајевима, корисник мора тачно да идентификује посао, тако да се информације о трошковима могу применити на тачан посао.
Над главом. Систем трошкова посла додељује режијске трошкове (попут амортизације производне опреме и закупнине зграде) једном или више скупова трошкова. На крају сваког обрачунског периода, укупан износ у сваком скупу трошкова додељује се различитим отвореним радним местима на основу неке методологије расподеле која се доследно примењује.
У пракси, систем коштања посла можда ће морати да буде прилагођен захтевима купца. Неки купци дозвољавају да се одређени трошкови наплаћују на њиховим радним местима. Ово је најчешће у ситуацијама поврата трошкова када се купац уговором сложио да компанији надокнади све трошкове на терет одређеног посла. Сходно томе, систем коштања посла може садржати велики број специјализованих правила која нису широко применљива на све послове за које он прикупља информације.
Једном када је посао завршен, мора се поставити заставица у систему коштања посла да би се тај посао затворио. У супротном, постоји велика вероватноћа да ће му запослени и даље наплаћивати време и да ће и даље привлачити додељене опште трошкове на крају сваког следећег месеца.
Све док је посао у изради, састављени трошак евидентира се као имовина залиха. Једном када се посао наплати купцу (или отпише), трошак се пребацује на рачун трошкова продате робе. Овај приступ осигурава да су приходи повезани са трошковима у истом временском периоду. Ревизори компаније могу покушати да верификују колико добро функционише систем за утврђивање трошкова посла, да виде могу ли се ослонити на његову способност да састави трошкове за ставке залиха, као и да трошкове наплати у оквиру исправног периода извештавања.
Пример трошкова посла
АБЦ корпорација покреће посао 1001. У првом месецу рада, посао акумулира 10.000 УСД директних материјалних трошкова, 4.500 УСД директних трошкова рада, а додељује се 2.000 УСД режијских трошкова. Тако је на крају месеца систем прикупио укупно 16.500 америчких долара за посао 1001. Овај трошак се привремено чува као имовина залиха. АБЦ тада завршава посао и наплаћује рачун купцу. Тада се 16.500 долара пребацује из залиха у трошкове продате робе.
