Особље збирки може се бавити огромним бројем доспелих рачуна. Ако је то случај, менаџеру наплате је потребна процедура за поступање са купцима на стандардизован начин за решавање проблема са плаћањем. Детаљан поступак прикупљања наведен је у наставку. Овде забележени ток процеса само генерално представља фазе интеракције са купцем. Ови кораци се могу премештати, допуњавати или елиминисати, у зависности од статуса плаћања сваке фактуре. Кораци су:
Доделите заостале рачуне (опционално). Када фактура касни са наплатом, доделите је службенику за наплату за активности наплате.
Потврдите дозвољене одбитке (опционално). Купац може да поднесе образац са детаљним захтевима за одбитак према маркетиншком плану компаније. Ако је то случај, потврдите захтев са менаџером маркетинга и упоредите га са одбитцима које је узео купац. Ако се одбитак може пратити до дозвољеног одбитка, пошаљите образац за одобрење кредитног одобрења како бисте надокнадили износ одбитка.
Издајте запањујућа слова. Користите књиговодствени софтвер за штампање запањујућих писама у одређеним интервалима, при чему свако указује купцима на заостале рачуне. Прегледајте писма и издвојите оне за које су друге активности сакупљања већ у току. Пошаљите осталим запањујућим писмима купцима е-пошту.
Иницирајте директан контакт. Ако и даље постоје неподмирени рачуни, позовите купце да разговарате о разлозима неплаћања. Након сваког позива, забележите детаље позива, укључујући датум, особу коју сте контактирали, разлоге за кашњење и обећања да ћете платити.
Наплати аранжмане плаћања (опционално). Ако је потребно прихватити дужи рок плаћања, документујте услове плаћања, као и све камате које треба платити и све личне гаранције плаћања.
Прилагођавање кредитног лимита (опционално). У овом тренутку особље за наплату треба да има довољно информација о финансијском стању купца да би их препоручило кредитном особљу ако је на реду смањење или укидање кредитног лимита клијента. Кредитно особље одговорно је за промену кредитног лимита - особље за наплату пружа само информације.
Надгледати плаћања у оквиру аранжмана (опционално). Ако постоје посебни планови плаћања, упоредите планиране датуме плаћања са датумима када су уплате стварно примљене и контактирајте купце чим се чини да ће пропустити планирани датум плаћања. Овај ниво надзора потребан је да спречи купце да одлажу своје исплате.
Обратите се агенцији за прикупљање. Када се покушају све остале технике сакупљања у предузећу, пребаците рачуне у агенцију за прикупљање. У овом тренутку, купац би свакако требао бити стављен на листу задржавања кредита.
Тужити купца (опционално). Ако су све друге алтернативе заказале, састаните се са правним особљем компаније да бисте утврдили да ли предузеће има довољно предмета против купца да би на њему донело пресуду на суду. Такође, купац треба да има на располагању довољно средстава за плаћање било које пресуде против њега. Ако се ови проблеми чине повољним, овластите правно особље да настави са парницом.
Отписати преостали биланс. Ако све технике наплате нису успеле, попуните образац за одобрење кредитног одобрења у износу фактуре за отпис.
Понашање пост мортем. Ако је постојао одређени проблем са системима компаније који је проузроковао лош дуг, сазовите састанак људи који су најуже повезани са проблемом да бисте разговарали о решењу. Доделите одговорност за радње, документујте састанак и закажите додатне састанке по потреби.
Вероватније је да ће описани поступак наплате користити ново особље за прикупљање. Искуснијем особљу треба омогућити да разликује своје активности са ове листе на основу својих мишљења у вези са најбољим начином наплате од одређених купаца.
