Дугови и кредити су супротне стране књиговодственог дневника. Користе се за промену крајњег стања на рачунима главне књиге. Правила која регулишу употребу задужења и кредита у књизи дневника су следећа:
Правило 1: Сви рачуни који обично садрже стање на задужењу повећаће се када им се дода задужење (лева колона), а смањиће када им се дода кредит (десна колона). Врсте рачуна на које се ово правило односи су трошкови, имовина и дивиденде.
Правило 2: Сви рачуни који обично садрже стање кредита повећаће се када им се дода кредит (десна колона), а умањиће када им се дода задужење (лева колона). Врсте рачуна на које се ово правило односи су обавезе, приходи и капитал.
Правило 3: Контра рачуни смањују стања на рачунима са којима су упарени. То значи да се (на пример) контра рачун упарен са рачуном имовине понаша као да је рачун пасиве.
Правило 4: Укупан износ задужења мора бити једнак укупном износу кредита у трансакцији. У супротном, за трансакцију се каже да је неуравнотежена, а финансијски извештаји на основу којих је трансакција састављена биће у основи нетачни. Рачуноводствени софтверски пакет обележиће све уносе дневника који су неуравнотежени, тако да се не могу унети у систем док се не исправе.
Поштујући ова правила о задуживању и кредиту, бићете уверени да ћете у главну књигу уносити техничке исправке, што елиминише ризик од неуравнотеженог пробног стања. Међутим, само поштовање правила не гарантује да ће резултујући уноси бити суштински тачни, јер је за то такође потребно знање о евидентирању трансакција у оквиру применљивог рачуноводственог оквира (као што су Општеприхваћени рачуноводствени принципи или Међународни стандарди финансијског извештавања).
