Извештај о расходима је образац који се користи за праћење пословне потрошње. Запослени га најчешће испуњавају како би разврстали издатке за које траже надокнаду. Потврде се обично прилажу уз образац ако повезани износи издатака премашују одређени минимални износ. Послодавац испитује тачност и валидност поднесака и запосленима исплаћује тражене износе. Тада послодавац може евидентирати рефундиране износе као пословни трошак, који узима у обзир износ признате рачуноводствене добити и опорезиве добити.
Извештаји о трошковима се такође могу користити за детаље трошкова остварених у односу на почетни аванс запосленика. Ако је то случај, послодавац и даље евидентира достављене износе као пословни трошак, али нема накнаде; уместо тога, послодавац одбија издатке од износа предујма запосленог.
Извештај о трошковима може да садржи одређена поља са информацијама о предузећу, али обично захтева најмање следеће основне информације:
Датум када је настао расход (подудара се са датумом на одговарајућој признаници)
Природа трошкова (као што су авионске карте, оброци или накнаде за паркирање)
Износ трошкова (подудара се са износом одговарајуће потврде)
Рачун на који треба да се терети трошак
Међузбир за сваку врсту трошкова
Одузимање свих претходних аванса исплаћених запосленом
Укупан износ захтеваног повраћаја трошкова
Образац извештаја о трошковима може садржати и резиме политике путовања и забаве послодавца, који дефинише које трошкове компанија неће надокнадити (као што су издаци за забаву у соби).
Концепт извештаја о трошковима такође се може односити на детаљан списак трошкова које је свако одељење компаније имало за извештајни период. Ове информације се испитују како би се утврдило да ли су се стварни настали трошкови разликовали од очекивања, у том случају руководство може да истражи разлоге за ове разлике.
