Многе организације припремају буџете које користе као метод поређења приликом процене њихових стварних резултата током следеће године. Процес припреме буџета треба да буде високо регулисан и да прати утврђени распоред, тако да је готов буџет спреман за употребу до почетка следеће фискалне године. Ево основних корака које треба следити приликом припреме буџета:
Ажурирајте претпоставке буџета. Прегледајте претпоставке о пословном окружењу компаније које су коришћене као основа за последњи буџет и ажурирајте их по потреби.
Прегледајте уска грла. Утврдите ниво капацитета примарног уског грла које ограничава компанију да не оствари даљу продају и дефинишите како ће то утицати на сваки додатни раст прихода компаније.
Доступно финансирање. Утврдите највероватнији износ средстава који ће бити доступан током буџетског периода, што може ограничити планове раста.
Корак коштања бодова. Утврдите да ли ће у наредном буџетском периоду настати било који корачни трошкови током вероватног опсега пословне активности и дефинишите износ тих трошкова и на којим нивоима активности ће настати.
Направите пакет буџета. Копирајте унапред основне инструкције за буџетирање из пакета упутстава коришћених у претходној години. Ажурирајте га тако што ћете уврстити стварне трошкове настале у текућој години до данас, а такође и ове податке годишњим умањењем за целу текућу годину. Додајте коментар пакету, наводећи информације о коштању корака, уска грла и очекивана ограничења финансирања за предстојећу буџетску годину.
Издати буџетски пакет. Издајте буџетски пакет лично, где је то могуће, и одговорите на сва питања прималаца. Такође наведите датум доспећа за први нацрт буџетског пакета.
Добити прогнозу прихода. Прибавите прогнозу прихода од менаџера продаје, потврдите је код генералног директора, а затим је дистрибуирајте осталим менаџерима одељења. Информације о приходима користе као основу за израду сопственог буџета.
Набавите буџете одељења. Набавите буџете од свих одељења, проверите да ли постоје грешке и упоредите са ограничењима уског грла, финансирања и трошкова. Прилагодите буџете по потреби.
Прибављање захтева за капитални буџет. Потврдите све захтеве за капитални буџет и проследите их вишем менаџерском тиму са коментарима и препорукама.
Ажурирајте модел буџета. Унесите све информације о буџету у главни модел буџета.
Прегледајте буџет. Састаните се са вишим менаџерским тимом да бисте прегледали буџет. Истакните могућа ограничења и сва ограничења проузрокована проблемима са финансирањем. Забележите све коментаре менаџерског тима и проследите их назад ауторима буџета са захтевима за измену њихових буџета.
Обрадите итерације буџета. Пратите нерешене захтеве за промену буџета и ажурирајте модел буџета новим итерацијама чим стигну.
Издати буџет. Креирајте ограничену верзију буџета и дистрибуирајте је свим овлашћеним примаоцима.
Учитајте буџет. Учитајте информације о буџету у финансијски софтвер, тако да можете да генеришете буџет у односу на стварне извештаје.
Број овде наведених корака може бити превелик за мање предузеће, где је можда само једна особа укључена у процес. Ако је то случај, број корака може се у великој мери сабити до тачке у којој се прелиминарни буџет може припремити за дан или два.
