Извештај о пријему користи се за документовање садржаја испоруке предузећу. Образац попуњава пријемно особље предузећа које прихвата испоручену робу. Следеће информације су обично укључене у извештај о пријему:
- Датум и време када је примљена испорука
- Назив шпедиције која је испоручила робу
- Назив сваке примљене ставке
- Количина сваке примљене ставке
- Број одобривог налога за куповину, ако је наведен у документацији за испоруку или на кутији
- Стање примљених предмета. Ово може бити негативан унос, где се бележи само оштећена роба.
Извештај о пријему може се користити на неколико начина, укључујући следеће:
- Повратак. Ако се одређена роба враћа, извештај о пријему документује разлог враћања, као што је оштећена роба.
- Обвезе. Извештај о пријему може се користити као доказ о пријему у тросмерном процесу упаривања. Овај приступ се чешће користи за куповину већих долара.
- Припадности. Рачуноводствено особље може да користи извештаје о пријему који су завршени крајем месеца за акумулирање трошкова за фактуре добављача које још нису стигле.
Главна копија сваког извештаја о пријему чува се у одељењу за пријем. Копије се шаљу другим одељењима у складу са процедурама компаније, као што је копија која се шаље особљу са обавезама да документује примљену робу.
Из перспективе контроле, може бити корисно јединствено нумерисати сваки извештај о пријему. Затим се може испитати редослед бројева како би се утврдило да ли недостају извештаји о пријему.
