Када се догоди рачуноводствена трансакција, она се може евидентирати у књигама организације на више начина. Следеће тачке бележе најчешће доступне методе:
Уноси у часопису. Најосновнија метода која се користи за евидентирање трансакције је унос у дневник, где рачуновођа ручно уноси бројеве рачуна и задужења и кредите за сваку појединачну трансакцију. Овај приступ одузима пуно времена и подложан је грешкама, па је обично резервисан за прилагођавања и посебне уносе. У следећим тачкама, примећујемо аутоматизованије приступе који се користе у рачуноводственом софтверу за бележење чешћих рачуноводствених трансакција.
Пријем рачуна добављача. Када се прими фактура добављача, рачуновођа је пријављује у модул за обрачун рачуна у рачуноводственом софтверу. Модул аутоматски креира ставку дневника која терети одговарајући рачун трошкова или имовине и књижи рачун обавеза који се плаћа.
Издавање рачуна добављача. Када треба створити фактуру за купца, рачуновођа у модул за обрачун у рачуноводственом софтверу уноси релевантне информације о цени, јединичној количини и важећем порезу на промет. Модул аутоматски креира ставку дневника која терети или готовину или рачун потраживања и књижи рачун продаје. Такође може бити уплаћен на рачун обавезе за порез на промет.
Издавање плаћања добављача. Када су добављачи плаћени, рачуновођа одјављује бројеве фактура које треба платити у модулу за обрачун рачуна у рачуноводственом софтверу. Софтвер затим штампа чекове или издаје електронска плаћања, истовремено задужујући рачун с потраживања и књижећи готовински рачун.
Издавање зарада. Када треба запосленима да се плати, рачуновођа уноси стопе зарада и радно време свих запослених у модул обрачуна зарада рачуноводственог софтвера. Модул аутоматски креира ставку дневника која терети рачуне трошкова накнаде и пореза на зараду и књижи у готовину. Ово може бити прилично сложен унос, јер се такође може бавити намерама и другим одбитцима и одвојено евидентирати неколико врста пореза на зараде.
Све ове методе евидентирања креирају уносе у главној књизи или у помоћној књизи која се затим увлачи у главну књигу. Одатле се трансакције агрегирају у финансијске извештаје.
