Усклађивање ситног новца је формални преглед евиденције ситног новца. Намера ове активности је да се утврди да ли је било исплате без докумената. Такве исплате су чест проблем у ситном новцу, где постоји висок ризик од преваре. Такође, с обзиром да већина скрбника ситног новца није обучена за књиговођу, могу погрешно евидентирати исплате. Из тих разлога, усклађивање ситног новца треба вршити у редовним интервалима. Преглед се може третирати као ревизија, што значи да не треба упозорити старатеља за ситни новац о доласку рецензента. Овај недостатак упозорења користан је за откривање било каквих личних повлачења средстава из благајничког фонда од стране скрбника.
Предузмите следеће кораке за измирење ситног новца:
Утврдите наведени биланс. Прегледајте политику ситне готовине компаније и утврдите наведени салдо ситне готовине за фонд који треба прегледати. Новчана средства у ситном новцу могу имати различита наведена стања, јер неки имају већи обим трансакција од других.
Добити образац за помирење. Ако компанија користи формални образац за помирење, прибавите празну копију и помоћу ње документујте следеће кораке.
Израчунајте повучену готовину. Пребројите преостали новац у новчаном фонду и одузмите га од наведеног стања за фонд. Резултат је износ готовине повучен из фонда.
Резимирајте ваучере. Збројите укупне издатке наведене на сваком ваучеру за ситни новац у фонду за ситне готовине (подаци такође могу доћи из књиге ситних готовина). Одузмите овај износ од израчунатог износа подигнуте готовине. Резултат би требао бити нула. Ако постоји преостали биланс, онда у фонду постоји прекомерна готовина. Ако постоји негативан салдо, у фонду постоји недостатак готовине.
Истражите варијансе. Истражите све разлике између наведеног износа благајничког фонда и стварног укупног броја готовине и ваучера. Ако је разлика необјашњива, попуните ваучер наводећи необјашњиви износ и напуните га на унапред одређени рачун одељења у главној књизи.
Корисно је необјашњиве разлике наплатити на рачун трошкова издвојен у ту сврху. Чинећи то, много је лакше пратити кумулативни износ недокументираних губитака током времена. Такође, размислите о постојању политике која захтева обавештавање особља интерне ревизије ако износ необјашњивог недостатка у ситном новчаном фонду прелази одређени износ.
На крају, пријавите ситне новчане фондове за чешћа помирења ако откријете трајни образац грешака. Повећана учесталост прегледа може открити проблеме пре него што се акумулирају материјални губици.
