Циклус наплате готовине је број дана потребних за наплату потраживања. Мера је важна за праћење способности предузећа да одобри разуман износ кредита достојним купцима, као и да благовремено наплати потраживања. Концепт није исти као циклус конверзије готовине, који је дужи период који почиње одливом готовине ради плаћања робе и завршава се накнадним примањем готовине од продаје те робе. Прорачун за циклус наплате је поделити годишњу продају кредита са 365, а резултат поделити на просечна потраживања. Формула је:
Просечна потраживања ÷ (Годишња продаја кредита ÷ 365)
Циклус наплате готовине треба да буде што краћи из следећих разлога:
Брза наплата значи више готовине, што смањује потребе компаније за задуживањем
Старија фактура можда није прихватљива као залог за кредит
Старија фактура можда није прихватљива за попуст на фактури
Фактуру је углавном теже прикупити што дуже остаје неподмирена
Супротно томе, може бити прихватљиво имати дужи циклус наплате готовине ако управа користи опуштену кредитну политику за одобравање кредита маргиналнијим купцима за које је вероватноћа наплате мања од уобичајене.
Увек треба покушати да раније наплатите неплаћене рачуне како бисте убрзали новчани ток. Неколико техника за то је:
Рачун одмах. Увек издајте рачун купцу чим се заврши испорука робе или пружање услуга. У супротном, одлажете наплату тако што никада не дајете купцу било који документ из којег може да плати.
Контактирајте купца пре истека рока. Исплативо би било контактирати те купце са већим неподмиреним потраживањима пре датума доспећа фактуре. Разлог је тај што можете открити проблем са плаћањем на којем можете почети да радите одмах, уместо неколико недеља касније, када бисте обично приметили проблем.
Дуннинг леттер. Пошаљите аутоматизовано обавештење купцу, подсећајући га да ће уплата ускоро бити доспела или је доспела. Постоје различити начини за слање очаравајућег писма како бисте привукли пажњу примаоца, на пример преко ноћи.
Прибавите уплату неспорних износа. Ако се купац жали на одређену ставку на фактури, инсистирајте на томе да купац плати све остале ставке - док ви настављате да истражујете ону ставку која је спорна.
Лична посета. Купцу је много теже да одложи плаћање када седите испред њега. Јасно је да је ово исплативо само за врло велике доспеле билансне обавезе.
Продавац прикупља. Ако ваша компанија користи особље продаје за обављање продаје, ти људи имају најбоље контакте са купцем и тако су у најбољој позицији за наплату.
Вратите робу. Ако купац једноставно не може да плати, а ви сте му продали робу, покушајте да је повратите и продате поново.
Издати адвокатска писма. Познат и као „настиграм“, ово представља претњу правним поступком без стварног предузимања правне радње. То је релативно јефтин начин укључивања адвоката и обично се издаје на заглављу адвоката.
Предајте агенцији за прикупљање. Ако ниједна друга метода не успије, предајте рачун агенцији за наплату која ће можда бити агресивнија према својим активностима наплате него што сте вољни.
