Изворни документ је оригинални документ који садржи детаље пословне трансакције. Изворни документ садржи кључне информације о трансакцији, као што су имена укључених страна, плаћени износи (ако постоје), датум и суштина трансакције. Изворни документи се често идентификују јединственим бројем, тако да се могу разликовати у рачуноводственом систему. Претходно нумерисање докумената је посебно корисно, јер омогућава компанији да истражи да ли недостају неки документи.
Једном када су информације у изворном документу забележене у рачуноводственом систему, изворни документ се индексира за лак приступ и архивира. Документи генерисани у протеклих годину дана углавном се чувају на лицу места, док се старији документи чувају у јефтинијим складиштима ван места.
Изворни документи су пресудни за ревизоре који их користе као доказ да су евидентиране трансакције заиста настале. Изворни документ компаније такође користе као доказ када имају посла са својим пословним партнерима, обично у погледу плаћања. Примери изворних докумената су:
Отказан чек
Кредит Меморандум
Доказ о уплати
Расходи извештај
Фактура
Образац за упис материјала
Поруџбина
Временска карта
Благајнички рачун
У сврху доказивања, електронске слике изворних докумената су генерално прихватљиве, мада ће у неким случајевима и даље бити потребна документација на папиру.
Обично је потребно изворне документе чувати неколико година. Служба унутрашњих прихода прописује интервале задржавања за неке врсте докумената који се односе на платни списак. Ако постоји неко питање у вези са роком чувања документа, обратите се стручном адвокату.
