Тражење пуномоћника садржи материјале о ентитету издаваоцу који инвеститорима треба да донесу информисане одлуке о гласовима акционара. Ово издање је потребно за јавне компаније. Услов за свако јавно предузеће је одржавање најмање једног састанка акционара годишње. Можда ће бити потребни додатни састанци ако компанији треба одобрење акционара за додатне ставке, као што је промена статута или повећање броја директора. Околности ових састанака уређују се законима државе у којој је предузеће основано. Државни закон може, на пример, захтевати да се састанци воде у одређеном броју дана по завршетку фискалне године.
Прикупљање проксија
Пре одржавања скупштине акционара, компанија мора издати пуномоћ своје акционаре са правом гласа. Овај захтев садржи информације о компанији, а такође бележи и све ставке за које је потребан глас акционара. Тачан садржај документа за подношење захтева за прокси регулисан је правилом 14а-3 Комисије за хартије од вредности (СЕЦ). Правило дефинише бројне врсте информација које треба укључити у подношење захтева, укључујући:
- Информације о томе где ће и када бити одржан састанак
- Датум до ког акционари морају да поднесу своје предлоге за укључивање у захтев
- Начин опозива пуномоћника, ако је дозвољен
- Сва права на оцену неистомишљеника
- Сви интереси које директори и службеници компаније могу имати у ставкама о којима се гласа
- Резиме издатих хартија од вредности са правом гласа и ко их поседује
- Датум записа који се користи за одређивање који акционари могу гласати
- Било који однос који директори могу имати са компанијом
- Накнада исплаћена официрима и директорима
- Износи плаћени ревизорима компаније за ревизију и друге услуге
- Опис било које накнаде, бонуса, пензије или сличног плана о коме ће се гласати
- Опис свих хартија од вредности за које ће бити дозвољено издавање
- Опис било које имовине којом компанија планира да располаже или да је стекне
- Опис свих предложених промена статута компаније
- Годишњи извештај или образац 10-К (ако је захтев за годишњи састанак)
Све претходне информације издају се акционарима заједно са прокси картицом. Картицу акционари користе за гласање за или против предлога компанија или за уздржавање од њих.
СЕЦ Одобрење пуномоћника
Ако подношење захтева укључује гласање о другим темама осим избора директора или одобрења ревизора, прво га мора одобрити СЕЦ. Ако СЕЦ не одговори у року од 10 дана да планира да коментарише захтев, компанија га може издати акционарима. Иначе, СЕЦ има 30 дана за коментарисање.
Важећи прокси датуми
Суштински састојак тражења посредника је скуп датума који су:
- Рекордни датум. Датум на који компанија утврђује који акционари имају право гласа на скупштини акционара. Обично не прелази 60 дана пре датума састанка.
- Датум слања. Датум слања прокси материјала.
- Датум састанка. Датум скупштине акционара. Ово је обично ограничено државним законом на најмање 10 дана након датума слања поште. Интервал је обично већи број недеља, како би се акционарима дало времена да предају своје прокси картице.
Гласајте Таллиинг
Комплетне прокси картице обично збраја агент за пренос акција компаније, мада то могу учинити и друге стране или сама компанија. Агент за пренос залиха је добар избор, јер овај ентитет има успостављене процедуре за евидентирање и обједињавање информација на прокси картицама. Ови подаци се затим сажимају и представљају на скупштини акционара. Резиме је такође укључен у записник са састанка.
