Период чувања је број година које одређене евиденције морају да се воде да би се могле уништити. Овај период може бити затражен законом или одређен на основу других разлога, као што су правна одговорност, корисничка услуга или у сврхе финансијског извештавања. Једном када истекне период чувања документа, обично постоји стандардни поступак за верификацију да документ заиста може бити уништен, што менаџменту даје последњу шансу да документ пребаци у дугорочно складиштење. Ако се ова опција не користи, документ ће бити уништен.
Одређени документи са посебном историјском или правном вредношћу никада се не уништавају; односно период задржавања није наведен. Ови документи се обично чувају на одвојеном месту сталног складиштења.
