Виртуелно затварање укључује употребу потпуно интегрисаних рачуноводствених система широм компаније за израду финансијских извештаја у било ком тренутку, на захтев. Овај приступ захтева не само системе планирања ресурса предузећа (ЕРП) већ и велики напор како би се осигурало да су основне информације тачне. Потребна инвестиција је толико велика да у мањим компанијама ретко видите виртуелну близину. Виртуелно затварање захтева посебну пажњу на следеће области:
- Централизовано рачуноводство. Готово је немогуће постићи виртуелни затвор без велике количине централизације рачуноводства у комбинацији са ЕРП софтвером. Супротно томе, то значи да рачуноводствене операције не могу бити раштркане по предузећу које раде на различитим рачуноводственим софтверима.
- Стандардизовано рачуноводство. Пословне трансакције свуда морају бити дефинисане и третиране на исти начин. Иначе, рачуноводствено особље мора потрошити време истражујући неправилности у трансакцијама које су поднеле разне подружнице.
- Праћење грешака. Све пронађене грешке морају се пронаћи и уклонити њихови основни узроци. У супротном, превише је проблема са виртуелним блиским финансијским извештајима да бисмо се на њих могли поуздати.
Резултати виртуелног затварања можда неће бити у потпуности тачни, јер је неке прирастке трошкова, расподелу трошкова и резерве тешко аутоматизовати.
Виртуално затварање разликује се од меког затварања по томе што меко затварање захтева ограничен број корака затварања; и због тих корака затварања, меко затварање се обично користи само на крају месеца. Будући да је виртуелно затварање у основи аутоматизовано, не постоје кораци затварања, што вам омогућава да уопште водите финансијске извештаје за било који временски период; стога су могући дневни финансијски извештаји.
Трошкови и дугорочни напори потребни за стварање виртуелног затварања нису добра инвестиција у индустрије споријег раста у којима је мало нове конкуренције, а циклуси производа су дуги. Међутим, овај трошак може се исплатити у обрнутој ситуацији, када се пословно окружење мења великом брзином, а руководство може да користи дневне финансијске извештаје да врши сталне корекције курса у укупном правцу пословања. Међутим, чак и у овом другом случају, виртуелно затварање вреди труда само ако ће руководство заиста користити информације за благовремено доношење одлука; ако то није случај, традиционалнији поступак затварања може бити боље и јефтиније решење.
