Систем ситног новца је скуп политика, процедура, контрола и облика које компанија користи за издавање готовине за разне разне потребе, попут канцеларијског материјала и услуга. Основни поступак успостављања система ситног новца је:
Локација. Одлучите о локацијама на којима ће бити инсталирани новчани фондови. Може постојати један за цело предузеће или можда један за зграду или одељење.
Финансирање. Одлучите о величини новчаног фонда на свакој локацији. То је обично у распону од 100 до 500 долара. С обзиром на висок ризик од крађе ситног новца, генерално је боље не стварати прекомерно велике новчане фондове, иако се мањи морају чешће допуњавати.
Скрбник. Одредите чуваре ситног новца. То су обично административно особље које је на лицу места већи део дана и које има довољно канцеларијских вештина да одржава потребну количину вођења евиденције са високим степеном тачности.
Кутије. Поставите закључане кутије за ситне касе или закључане фиоке за столове, укључујући залихе бонова за ситни новац. Можда ће бити потребно створити аларм који ће се огласити ако се неправилно приступа кутији или фиоци.
Ваучери. Купите комплет бонова за ситни новац из продавнице канцеларијског материјала. Није потребно креирати прилагођени образац.
Финансирајте ситне касице. Пребаците назначени износ готовине у сваку касу и забележите пренос у главној књизи као кретање готовине на посебан рачун за ситну готовину.
обука. Обучите чуваре ситног новца како да процењују захтеве за ситни новац, како попуњавати ваучере у замену за готовинска плаћања и када захтевати замену готовине када су нивои готовине ниски.
Помирење. Успоставите процедуру којом рачуноводствено лице периодично испитује износ готовине и примања у свакој ситној каси како би утврдио да ли се укупан износ подудара са првобитним износом средстава утврђених за ту кутију и да усклади све разлике.
Допуњавање и снимање. Успоставите поступак по којем благајник допуњава износ готовине у свакој касици, на захтев скрбника ситног новца. То такође укључује сажимање и евидентирање свих трошкова у главној књизи.
Систем ситне готовине мора да садржи довољан број контрола како би умањио ризике да ће ситна готовина бити украдена или да ће бити додељена за неправилне захтеве за рефундацију или да се трошкови ситне готовине неправилно евидентирају. Требали бисте повремено прегледати проблеме са контролом који су се појавили да бисте видели да ли треба прилагодити систем контрола како би се смањио ризик од губитка.
Систем ситног новца је у многим компанијама замењен картицама за набавку, које су кредитне картице које контролише пословање. Картице за набавку имају јединствену предност уклањања лако доступног готовине из просторија компаније. Друга алтернатива је да запослени купују предмете сопственим средствима, а затим запосленицима надокнађују извештаје о трошковима. Ако се користи последња опција, подстакните запослене да често подносе извештаје о трошковима, тако да дуго не финансирају трошкове компаније. То такође значи да поднете извештаје о трошковима треба обрађивати што је брже могуће.
