Пробно стање је сажети ниво пописа укупног задужења или кредита на сваком рачуну. Првобитно или неприлагођено пробно стање обично користите из два разлога:
Да би се осигурало да је укупан износ свих задужења једнак укупном износу свих кредита, чиме се осигурава да су све основне трансакције у равнотежи.
Да се користи као почетна тачка за прилагођавање уноса који ће информације у пробном билансу довести у складу са рачуноводственим оквиром, као што су Општеприхваћени рачуноводствени принципи или Међународни стандарди финансијског извештавања.
Ово неприлагођено пробно стање може садржати бројне грешке, од којих је само неколико лако уочити у формату извештаја о пробном билансу. Ево најчешћих грешака са предлозима како их пронаћи:
Уноси извршени два пута. Ако се унос изврши два пута, пробни биланс ће и даље бити у равнотежи, па то није добар документ за његово проналажење. Уместо тога, за текућу трансакцију можда ћете морати да сачекате да се проблем реши сам од себе. На пример, купац ће одбити дупликат фактуре купцу, док ће дупликат фактуре добављача (надамо се) бити примећен током поступка одобравања фактуре.
Уноси уопште нису извршени. Немогуће је пронаћи на пробном билансу, јер га нема (!). Најбоље је да одржите контролну листу стандардних уноса и проверите да ли су сви направљени.
Уноси на погрешан рачун. То се може видети ако се брзо погледа пробни биланс, јер рачун који раније уопште није имао салдо сада га има. Иначе, најбољи облик исправке је превентивни - користите стандардне предлошке уноса дневника за све понављајуће уносе.
Обрнути уноси. Унос за задужење може се грешком евидентирати као кредит и обрнуто. Ово издање може бити видљиво на пробном билансу, посебно ако је унос довољно велик да промени знак крајњег стања у обрнути од уобичајеног знака.
Премештени бројеви. Знаменке у броју су можда замењене. То је лако пронаћи, јер је основни унос неуравнотежен, па га зато рачуноводствени софтвер није требао прихватити. Ако се користи ручни систем, укупни уноси у дневник морају се упоређивати са укупним бројевима у пробном билансу. Ово издање се односи на следеће.
Неуравнотежени уноси. Ово је наведено последње, јер је то немогуће у компјутеризованом окружењу, где уноси морају бити уравнотежени или их систем неће прихватити. Ако користите ручни систем, онда ће проблем бити очигледан у збирима пробног биланса у колони. Међутим, лоцирање тачног уноса је знатно теже и захтеваће детаљан преглед сваког уноса или бар укупних уноса у свакој помоћној књизи која се уврсти у главну књигу.
Кад год исправите грешку, обавезно користите јасно означен унос дневника са пратећом документацијом како би неко други могао касније да прати ваш рад.
