Одступање у трошковима је разлика између стварно насталих трошкова и планираног или планираног износа трошкова који су требали настати. Одступања у трошковима се најчешће прате за ставке ставки трошкова, али се могу пратити и на нивоу посла или пројекта, све док постоји буџет или стандард на основу којих се могу израчунати. Ова одступања чине стандардни део многих система извештавања о управљању. Неке разлике у трошковима су формализоване у стандардне прорачуне. Следе примери одступања у вези са одређеним врстама трошкова:
Директна разлика у цени материјала
Фиксна варијанса опште потрошње
Варијација стопе рада
Одступање у набавној цени
Варијабилна варијанса опште потрошње
Неповољна је разлика када су стварни настали трошкови већи од предвиђеног износа. Постоје повољне разлике када су стварни настали трошкови нижи од планираног износа. Да ли ће варијанце на крају бити позитивне или негативне, делимично је и због бриге са којом је састављен првобитни буџет. Ако не постоји разумна основа за буџетирани трошак, тада резултирајућа варијација може бити небитна из перспективе управљања.
Одступања у трошковима обично прати, истражује и извештава рачуновођа трошкова. Ова особа утврђује разлог зашто је дошло до одступања и извештава руководство о резултатима, могуће заједно са препоруком за промену операција ради смањења величине одступања (ако је неповољна) у будућности.
Није увек корисно сахранити руководство анализом свих могућих варијација трошкова. Уместо тога, рачуновођа трошкова треба да утврди које су варијансе довољно велике да вреде њихове пажње или да ли треба предузети неке мере за побољшање ситуације. Према томе, извештај о одступању трошкова треба да садржи само неколико ставки сваког месеца, по могућности са препорученим радњама које треба предузети.
Нису све неповољне варијансе лоше. Трошење више новца у једној области може створити повољне варијансе негде другде. На пример, можда ће бити потребно потрошити двоструко више на превентивно одржавање како би се избегли много већи укупни трошкови повезани са чешћом заменом основних средстава. Стога је понекад боље прегледати разлике у трошковима са нивоа целог одељења, постројења или линије производа, него на детаљнијем нивоу. Овај виши ниво анализе даје менаџерима простор за распоређивање средстава на начин дизајниран да побољша укупну добит.
