Када компанија свакодневно прима велики број исплата купаца, благајнику може бити прилично тешко да благовремено примени признанице против отворених потраживања. Ако је то случај, депозити могу бити одложени. Процес пријаве готовине може се у великој мери стиснути употребом аутоматске пријаве готовине.
Аутоматска примена готовине захтева да оператор закључавања користи феед података да би компанији проследио информације о препознавању карактера магнетног мастила (МИЦР) из сваког чека примљеног у кутију закључавања, као и укупан износ уплате. Софтвер за готовинске апликације користи табелу одлука да одлучи како ће применити ове исплате за отварање потраживања. Аутоматизовани поступак доношења одлука обично следи следеће кораке:
- Поравнајте број банковног рачуна приказан у МИЦР информацијама сваког чека са тачним купцем. Овим се приступа тачној евиденцији купаца о отвореним потраживањима.
- Плаћања подударајте само са фактурама када се износ плаћања потпуно подудара са износом фактуре.
- Од преосталих уплата, готовину подударајте само са фактурама када се износ готовине подудара са тачним износом неколико рачуна који су управо доспели на наплату.
- Искључите све преостале уплате за ручни преглед.
Табела одлука може садржати софистициранија правила, као што је примена готовине ако износи плаћања не укључују елементе фактуре на порез на возарину и / или промет. Док компанија испитује исплате које је систем избацио, она може постепено прилагођавати табелу одлука како би повећала број аутоматских готовинских захтева. Међутим, разноликост предузетих одбитака чини мало вероватним да ће икада бити могуће потпуно аутоматизовати поступак пријаве готовине. Без обзира на то, аутоматска примена готовине може у великој мери побољшати брзину наношења готовине.
Када се изврше пријаве готовине, софтвер те исплате књижи на модул новчаних примања у рачуноводственом софтверу компаније. Ако је систем аутоматског пријављивања готовине самостална апликација, то значи да се исправке морају пренети у рачуноводствени софтвер путем прилагођеног интерфејса.
