Главна књига је датотека која се састоји од рачуна који се користе за евидентирање пословних трансакција организације. Главна књига има посебно дефинисан шаблон који се користи за организовање безброј трансакција које могу бити ускладиштене у датотеци. Предложак се може донекле разликовати у зависности од софтверског пакета за рачуноводство, али обично укључује следећа поља:
Број рачуна. Ово је примарни означивач рачуна. Постоји низ могућих конфигурација броја рачуна, као што су две цифре за код компаније, још две цифре за код одељења унутар сваке компаније и још три цифре за одређено средство, обавезу, капитал, приход или расход унутар сваке компаније. одељење.
Назив рачуна. Ово је име сваког налога. Обично се поставља у посебну датотеку и аутоматски се појављује у главној књизи када се унесе број рачуна.
Дебит. Ово је поље у које се врши дебитни део уноса.
Кредит. Ово је поље у које се врши кредитни део уноса.
Број трансакције. Број трансакције уноси се као део сваке трансакције, могуће и са идентификатором који описује врсту активности која се снима. На пример, броју трансакције уноса у дневник може претходити „ЈЕ“, док пријему готовине унетом кроз систем новчаних рачуна може претходити „ЦР“.
Укупно. На дну сваког детаља о рачуну налази се редак са укупним износом задужења и укупним износом кредита на датум главне књиге. Десно од осталих поља главне књиге такође може бити израчунати текући укупан износ, наводећи крајње стање рачуна по свакој трансакцији.
Већина главних књига такође дозвољава унос података о буџету. Ове информације могу се чувати у посебној датотеци и појављују се у финансијским извештајима само када се у извештајима користи буџет у односу на стварни формат.
