Опште контроле зарада
Размислите о коришћењу избора следећих контрола за скоро све системе обрачуна зарада, без обзира на то како се акумулирају подаци о рачунању времена или како се плаћају запослени:
Ревизија. Нека интерни ревизори или спољни ревизори спроведу периодичну ревизију функције обрачуна зарада како би се верификовало да ли се исплате обрачунавају исправно, да ли запослени који су плаћени и даље раде за компанију, евиденција времена се акумулира правилно, и тако даље.
Промените овлашћења. Дозволите промену брачног стања запосленог, задржавање накнада или одбитка само ако је запослени поднео писани и потписани захтев да компанија то учини. У супротном, нема доказа да је запослени желео да се изврши промена. Иста контрола се примењује за све промене стопе зараде које захтева менаџер.
Евиденција праћења промена. Ако интерну обраду зарада обрађујете помоћу рачунарског модула за зараду, активирајте евиденцију праћења промена и уверите се да му је приступ доступан само путем интерфејса заштићеног лозинком. Овај дневник ће пратити све промене направљене на платном списку, што је врло корисно за праћење погрешних или лажних уноса.
Извештаји о провери грешака. Неке врсте грешака на платном списку могу се уочити покретањем извештаја који приказују само ставке које не спадају у нормалну расподелу резултата платних спискова. Можда све не указују на одређене грешке, али је вероватноћа основних грешака већа за пријављене ставке. Менаџер зарада или трећа страна која није укључена у активности обрачуна зарада треба да покрене и прегледа ове извештаје.
Линије трендова трошкова. Потражите осцилације у трошковима везаним за зараде у финансијским извештајима, а затим истражите разлоге за осцилације.
Издати надзорницима извештај о исплати. Пошаљите списак исплата запосленима сваком руководиоцу одељења, са захтевом да га прегледају ради тачних износа и непознатих имена. Они могу идентификовати исплате запосленима који више не раде у компанији.
Ограничите приступ записима. Закључајте досијее запослених и евиденције о платном списку у сваком тренутку када се не користе како бисте спречили неовлашћени приступ. Користите заштиту лозинком ако се ови записи чувају на мрежи. Ова мера предострожности није само да спречи некога да приступи евиденцији другог запосленог, већ и да спречи неовлашћене промене евиденција (као што је стопа зараде).
Раздвајање дужности. Нека једна особа припреми платни списак, друга га одобри, а друга изврши исплате, смањујући на тај начин ризик од преваре, уколико више људи не буде у дослуху у томе. У мањим компанијама у којима нема довољно особља за правилно раздвајање дужности, бар инсистирајте на томе да неко прегледа и одобри платни списак пре него што се исплате пошаљу запосленима.
Контроле обрачуна зарада
Следећа листа могућих контрола бави се проблемима као што су недостајуће табеле радног времена, нетачно одрађено време и нетачни обрачуни плата. Су:
Аутоматизовани системи за мерење времена. У зависности од околности, размислите о инсталирању рачунарског часовника. Ови сатови имају низ уграђених контрола, као што омогућавају запосленима само да одлазе и одлазе у предвиђеним сменама, не дозвољавају прековремени рад без надзорног надјачавања и (за биометријске сатове) елиминишу ризик од ударања пријатеља. Такође, требало би да шаљете извештаје о изузецима које генеришу ови сатови надзорницима на преглед.
Провера прорачуна. Ако ручно обрачунавате зараде, нека друга особа верификује све прорачуне, укључујући одрађено радно време, коришћене стопе плата, пореске одбитке и одбитке. Већа је вероватноћа да ће друга особа пажљиво испитати особу која је покренула прорачун.
Радно време провере. Увек нека супервизор одобри радно време запослених како би спречио запосленике да наплаћују више времена него што су стварно радили.
Ускладите регистар зарада са пратећим документима. Регистар зарада приказује бруто зараде, одбитке и нето зараде, а то је и добар сажети документ од којег се може пратити до пратећих докумената у сврху верификације.
Повежите временске картице са списком запослених. Постоји знатан ризик да запослени не изврши благовремени радни списак, па неће бити плаћен. Да бисте избегли овај проблем, одштампајте списак активних запослених на почетку обраде обрачуна зарада и означите имена на листи када примите њихове временске листове.
Верификација прековременог рада. Чак и ако не захтевате од надзорника да одобравају радно време запослених, барем нека супервизори одобре прековремени рад. Уз ове сате је повезана премија за плату, тако да су трошкови компаније већи, као и искушење за запослене да их захтевају.
Одобрење промене плаћања. Размислите о томе да захтевате не само један потпис одобрења за промену зараде запосленог, већ два потписа - један од супервизора запосленог, а други од следећег вишег нивоа супервизора. Тиме се смањује ризик од тајног договора при промени стопа зарада.
Проверите контроле плаћања
Када запосленима плаћате чековима, потребно је неколико контрола како би се умањио ризик од превара и разних грешака. Кључне контроле су:
Ажурирајте овлашћења за потпис. Када потписници чекова напусте компанију, уклоните их са овлашћене листе потписника чека и проследите ове податке банци. У супротном, и даље би могли да потпишу чекове компаније.
Ручни чекови запосленима. Где је то могуће, ручне чекове директно запосленима. На тај начин се спречава врста превара када службеник за обрачун зарада креира чек за духа запосленог и стави чек у џеп. Ако је ово превише неефикасна контрола, размислите о повременој дистрибуцији чекова повремено.
Закључајте нераспоређене зараде. Ако издајете чекове директно запосленима, а неко није присутан, закључајте његов чек на сигурном месту. Такав чек би у супротном могао бити украден и уновчен.
Подударање адреса. Ако компанија чекове пошаље својим запосленима, адресе на чековима упоредите са адресама запослених. Ако више чекова иде на исту адресу, можда је то због тога што службеник за обрачун зарада усмерава незаконите исплате за лажне запослене на његову адресу.
Рачун за проверу зарада. Требало би да плаћате запослене са посебног текућег рачуна и финансирате овај рачун само у износу исплаћених чекова. То спречава некога да на непоштен начин повећа износ на постојећем чеку или створи потпуно нови, јер средства на рачуну неће бити довољна за плаћање измењеног чека.
Можда ћете открити да се неколико контрола међусобно потпирују, тако да постоје ефекти који се преклапају као резултат више контрола. У тим случајевима ћете можда моћи безбедно да елиминишете неколико контрола, знајући да ће друге контроле и даље умањивати ризик од губитка.
