Књига набаве је поткњига у којој се евидентирају куповине. Књига набаве је део базе података рачуноводственог одељења; не одржава одељење за набавке. Књига је корисна за раздвајање на једном месту евиденције износа које компанија троши са добављачима. Књига куповине показује за које куповине је плаћено и које куповине остају нерешене. Типична трансакција унета у књигу куповине евидентираће платишу, а касније ће је платна трансакција елиминисати. Према томе, вероватно ће у било ком тренутку у књизи постојати неизмирено дуговање.
Ако је обим куповине релативно низак, онда није потребна књига куповине. Уместо тога, ове информације се евидентирају директно у главној књизи.
Ако бисте ручно водили евиденцију о књизи куповине, она би могла да садржи знатно више информација него што је управо назначено. Поља података у ручно припремљеној књизи куповине могу садржати следеће информације за сваку трансакцију:
Датум куповине
Шифра добављача (или име)
Број фактуре добављача
Број наруџбенице (ако се користи)
Идентификациони код за купљени артикал (може бити главни код артикла или референтни број добављача)
Износ плаћен
Плаћен порез на промет
Ознака за плаћање (наводи да ли је плаћено или не)
Примарни документ забележен у књизи куповине је фактура добављача. Такође, ако добављачи одобравају кредит предузећу за такве предмете као што су враћена роба или предмети оштећени у транзиту, тада у књигу куповине евидентирате и кредитна одобрења издата од добављача. Кредитно одобрење се такође може издати за количински попуст, мада се овај кредит може применити на већи број куповина, па се не може пратити до појединачне трансакције куповине.
Информације у књизи куповине се периодично обједињују и књиже на рачун у главној књизи, који је познат као контролни рачун. Рачун за контролу књиге куповине користи се да не би претрпао главну књигу великом количином информација која се обично чува у књизи куповине. Одмах након књижења, стање на контролном рачуну треба да се подудара са стањем у књизи куповине. Будући да се на контролном рачуну не чувају детаљне трансакције, свако ко жели да истражи трансакције куповине мораће да изврши анализу са контролног рачуна на књигу куповине да би их пронашао.
Пре него што затворите књиге и генеришете финансијске извештаје на крају обрачунског периода, морате да попуните све уносе у књизи куповине, затворите књигу за тај период и објавите укупне износе из књиге куповине у главну књигу.
Слични услови
Књига куповине је такође позната и као хипотека куповине или подрачун куповине.
