Дневници и главне књиге су тамо где се пословне трансакције евидентирају у рачуноводственом систему. У основи, информације на нивоу детаља о појединачним трансакцијама чувају се у једном од неколико могућих дневника, док се информације у часописима затим сажимају и преносе (или књиже) у главну књигу. Процес објављивања може се одвијати прилично често или може бити толико редак као крај сваког извештајног периода. Информације у главној књизи су највиши ниво агрегације информација, на основу којих се израђују пробни биланси и финансијски извештаји.
Обично ће корисник финансијских информација прегледати информације на нивоу сажетка ускладиштене у књизи, можда користећи анализу односа или анализу тренда, како би пронашао аномалије које захтевају даље истраживање. Затим се позивају на основне информације из часописа како би приступили детаљима онога што чини информације у књизи (што може резултирати још детаљнијом истрагом пратећих докумената). Према томе, информације се могу премештати из дневника у главне књиге како би се израдили финансијски извештаји и умањити за истраживање појединачних трансакција.
Може бити неколико часописа, од којих се сваки обично бави областима великог обима, попут трансакција куповине, новчаних примања или продајних трансакција. Мање честе трансакције, као што су уноси амортизације, обично се групишу у општи дневник.
Информације се бележе у часописима хронолошким редоследом по појединачним трансакцијама, што олакшава сортирање информација и проналажење одређених предмета који су потребни корисницима. Подаци се евидентирају у књигу на више рачуна који се обично сортирају следећим редоследом:
Рачуни имовине
Рачуни одговорности
Рачуни капитала
Рачуни прихода
Рачуни трошкова
У компјутеризованом рачуноводственом систему концепти дневника и главних књига можда се неће ни користити. У мањој организацији корисници могу веровати да се све њихове пословне трансакције евидентирају у главној књизи, без чувања података у дневнику. Компаније са великим бројем трансакција и даље могу користити системе који захтевају раздвајање информација у часописе. Дакле, концепти су помало замагљени у компјутеризованом окружењу, али и даље важе у окружењу ручног књиговодства.
