Под рачуноводством готовине, пословне трансакције се евидентирају само када се готовина у вези са њима изда или прими. Тако бисте продају евидентирали по готовини када организација прима готовину од својих купаца, а не када им издаје рачуне. Готовинска основа се обично користи у малим предузећима, јер захтева само ограничену количину рачуноводствене стручности. Међутим, можда ће бити потребно да се пређе на рачуноводствену евиденцију по обрачунском начелу, можда да се ревидирају књиге компаније у припреми за продају, или да се изађе на берзу или да се добије зајам. Обрачунска основа користи се за евидентирање прихода и расхода у периоду када су остварени, без обзира на стварне новчане токове. Да бисте прешли са готовинског на рачуноводство на основу обрачунског стања, следите ове кораке:
Додајте обрачунате трошкове. Додајте све трошкове за које је предузеће добило корист, али још није платило добављачу или запосленом. То значи да бисте се требали прикупљати за готово све врсте трошкова, попут зарађених зарада, али неисплаћених, директног примљеног, али неплаћеног материјала, канцеларијског материјала који је примљен, али неисплаћен итд.
Одузмите готовинске исплате. Одузмите готовинске трошкове за трошкове који су требали бити евидентирани у претходном обрачунском периоду. То такође значи смањење почетне биланце задржане добити, чиме се ови трошкови укључују у ранији период.
Додајте претплаћене трошкове. Неке готовинске исплате могу се односити на имовину која још није потрошена, попут депозита за закуп. Прегледајте расходе остварене током обрачунског периода да бисте видели да ли постоје неки унапред плаћени трошкови и преместите неискоришћени део ових ставки на рачун имовине. Ако одлучите да учините исто за расходе остварене у претходним периодима, прилагодите почетни биланс задржане добити да бисте уклонили трошкове који се сада пребацују на рачун имовине унапред плаћених трошкова.
Додајте потраживања. Евидентирајте потраживања и продаје за све рачуне издате купцима и за које од њих још није стигла готовина.
Одузмите готовинске рачуне. Неке продаје пореклом из претходног периода можда су евидентиране у текућем обрачунском периоду на основу пријема готовине у том периоду. Ако је то случај, поништите продајну трансакцију и забележите је уместо тога као продају и потраживање у претходном периоду. Ово ће захтевати прилагођавање почетног рачуна задржане добити.
Одузми претплату купца. Купци су можда унапред платили своје поруџбине, које би биле евидентиране као продаја по готовинском рачуноводству. Евидентирајте их као краткорочне обавезе све док компанија не пошаље одговарајућу робу или пружи назначене услуге.
Конверзија готовинске основе у рачуноводство по обрачунској основи може бити тешко, јер било који рачуноводствени софтвер који је конфигурисан за готовинску основицу није дизајниран за руковање рачуноводством по обрачунској основи. То значи да се сва подешавања конверзије морају извршити ручно, са уносима дневника. Можда је лакше управљати конверзијом у посебној прорачунској табели и никада је никада не укључити у формалне рачуноводствене евиденције.
Сасвим је могуће да ће неке трансакције бити пропуштене током конверзије са рачуноводства по основу обрачунског основа. Нажалост, једини начин да будемо сигурни у потпуну и тачну конверзију је испитивање свих рачуноводствених трансакција током године која се конвертује, као и у последњем кварталу претходне године. Дакле, конверзија је и радно интензивна и скупа.
Даље, потребан је врло потпун сет рачуноводствених евиденција за претварање из готовинске основе у обрачунску. Будући да је посао који већ послује у готовини вероватно мали, са мање средстава за сталног књиговођу или контролора, сасвим је могуће да су рачуноводствене евиденције у довољном стању нереда да се конверзија не може извршити у поуздан начин.
