Трошкови настају када се потроши неки ресурс. Ресурс можете потрошити кроз време или физичким коришћењем ресурса. На пример, настали би трошкови:
За изнајмљивање током времена током периода изнајмљивања
За амортизацију током времена током корисног века трајања основног средства
За производ када се продаје
За нематеријалне трошкове, као што је канцеларијски материјал, претпоставља се да су трошкови настали чим се ови предмети купе, јер је прескупо пратити их и бележити када се предмети стварно потроше касније.
Не морате сносити трошкове када преузмете обавезу. На пример, када власник предузећа потпише уговор о закупу на основу којег се његова компанија обавезује да ће платити кирију за пословни простор у наредне три године, предузеће је преузмело обавезу да на крају направи трошак. Међутим, она заправо не сноси трошкове док не заврши сваки од различитих периода закупа (када је „потрошила“ закупнину).
Могуће је настати трошак без одговарајуће фактуре добављача или плаћања платног списка за снимање догађаја; ово настаје када фактура добављача још није стигла или запосленом још није плаћено. У тим случајевима и ако предузеће на крају месеца затвара своје књиге, требало би да евидентира трошак у књизи дневника како би евидентирало трошкове у месецу у којем је настало. Из перспективе ефикасности, обрачунати трошкови се не користе ако су настали трошкови премали да би били значајни за пријављене резултате у билансу успеха.
Разграничавање трошкова такође се можда неће евидентирати ако компанија користи нежно затварање књига, у ком случају ће трошкови вероватно настати у следећем извештајном периоду.
